Cependant, ces systèmes prétendent généralement être du type "offres à régler et à oublier". Cela peut être trompeur et engendrer des attentes irréalistes, ainsi que des stratégies de mise en œuvre erronées.
Heureusement, il est possible de tirer beaucoup de valeur des systèmes d'automatisation à condition de comprendre leurs avantages et leurs limites.
Il est important de comprendre quels processus peuvent être automatisés de manière fiable au sein de votre entreprise. Ceux-ci peuvent inclure la paie, la facturation, la comptabilité analytique, la surveillance de l'infrastructure informatique, le marketing Internet, la gestion des prospects et des clients, la surveillance de la veille concurrentielle et bien d'autres. L'astuce consiste à déterminer quels processus, s'ils sont automatisés, apporteront le plus de valeur à votre entreprise.
L'une des méthodes permettant de déterminer cette valeur consiste à surveiller minutieusement le temps des employés pour déterminer si ceux-ci consacrent beaucoup de temps à des processus faciles à automatiser. Dans de tels cas, la mise en œuvre d'un système automatisé procure souvent un retour sur investissement élevé en réduisant le temps consacré à des activités fastidieuses tout en libérant les employés de leurs tâches.
La sélection et la mise en œuvre de logiciels spécifiques répondant aux exigences de l’automatisation constituent un sujet trop vaste pour couvrir complètement ce domaine (c’est là que les consultants gagnent de l’argent).
Cela dit, une fois que vous avez déterminé les processus de votre entreprise pouvant être automatisés avec succès, il convient de garder quelques bonnes pratiques universelles en matière de logiciels d'automatisation à retenir:
Fonctionnalité d'intégration
Assurez-vous que la fonctionnalité d'intégration est présente dans le système que vous choisissez. Les programmes d'entreprise modernes doivent communiquer les uns avec les autres pour que vous puissiez collecter, récupérer et manipuler les données à votre guise.
Si un programme utilise beaucoup de protocoles propriétaires, cherchez ailleurs des logiciels qui joueront bien avec les autres.
Longévité
Un autre facteur clé à considérer lors du choix des programmes d'automatisation est la longévité. Les programmes de niche qui sont nouveaux et relativement peu éprouvés dans un contexte commercial sont risqués car ils risquent de ne pas durer longtemps. Par conséquent, même si le programme fonctionne comme annoncé, vous pourriez rester bloqué lorsqu'une mise à jour est nécessaire et que l'entreprise a fait faillite.
Quand il s'agit d'automatiser des processus métier clés, il est sage de choisir parmi des programmes de haute qualité qui ont résisté à l'épreuve du temps. Les petites entreprises se tournent souvent vers Quickbooks, ADP et même Microsoft Dynamics GP pour constituer le fondement de l'infrastructure d'automatisation. Bien que ceux-ci ne répondent pas parfaitement aux besoins de chacun, chacun mérite un regard attentif.
Surveiller et mettre à jour
Enfin, gardez à l'esprit que même les systèmes d'automatisation les plus avancés ne peuvent pas être laissés en marche sans surveillance et mises à jour régulières. En général, les programmes doivent être vérifiés quotidiennement pour assurer leur bon fonctionnement, afin que tout problème puisse être corrigé rapidement.
Si le logiciel que vous choisissez propose un contrat de maintenance, vous feriez bien d’y investir. Les systèmes d'automatisation doivent être réévalués ou mis à jour au moins deux fois par an. Parfois, un contrat de maintenance comprend des mises à jour automatiques du logiciel, ce qui constitue un avantage très précieux.
Les logiciels évoluent rapidement, nécessitant une maintenance régulière pour garantir une intégration en douceur dans vos processus quotidiens. Si vous découvrez que le logiciel est en retard ou pose des problèmes même après sa mise à jour, vous devriez alors envisager de le remplacer. L'inconvénient de la mise en œuvre d'un nouveau programme d'automatisation est souvent atténué par les fonctionnalités améliorées qu'il offre.
Les programmes d’automatisation peuvent avoir un impact significatif sur les résultats de votre entreprise, mais il est important de ne pas être trop optimiste. Votre voiture ne vous conduit pas au travail et votre réchaud ne fait pas cuire les aliments tout seul. Seules les personnes peuvent gérer une entreprise. Lorsque les logiciels sont laissés pour compte, il se passe de mauvaises choses.
Concentrez-vous sur la création d’une stratégie solide d’implémentation et de maintenance et optimisez vos processus tout en augmentant vos profits.
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