Nous avons tous des journées difficiles au travail où, malgré tous nos efforts, il nous est impossible de cocher un élément de notre liste de choses à faire. Trop souvent, ce sont les tâches apparemment simples qui finissent par prendre le plus de temps. Des chaînes de messagerie sans fin, des fichiers partagés ou des projets de collaboration de projet, un site Web d'entreprise ou de client qui ne se charge pas… avant même que nous le sachions, une petite tâche a dévoré notre après-midi.
$config[code] not foundLa productivité est le résultat d'une planification intelligente. C’est à la fois une organisation, une définition des priorités et, surtout, l’élimination des tâches répétitives ou fastidieuses grâce à des solutions rapides, simples et abordables. Cette année, prenez la résolution d'éliminer les frictions inutiles liées aux tâches quotidiennes afin d'accroître votre productivité. Voici quatre problèmes de productivité courants et quatre solutions simples et abordables (ou gratuites!).
Échec de la productivité: collaboration d'équipe et partage de fichiers
Solution: mou
Avez-vous déjà essayé de partager un fichier avec un collègue, mais avez-vous envoyé une version obsolète par courrier électronique? Même DropBox et Google Docs ne sont pas à l'abri du snafu de partage de fichiers occasionnel. La productivité de votre équipe s'effondre lorsque vos collègues ne peuvent pas accéder à vos dernières modifications de fichiers ou que tout le monde travaille avec la mauvaise version. De Basecamp à Redbooth, il existe une tonne d'excellents outils de gestion de projet et de collaboration disponibles à faible coût. Un de mes nouveaux favoris est Slack. Slack regroupe toutes les communications d'équipe au même endroit avec des fonctionnalités de messagerie, d'archivage et de recherche en temps réel. Le partage de fichiers est transparent dans l'application, ce qui vous permet d'utiliser des services tels que Google Drive, Dropbox ou Box pour une synchronisation et une recherche immédiates.
Échec de la productivité: PDF personnalisés
Solution: fractionnement et fusion de PDF de crème glacée
Ce problème de travail courant (personnalisation ou édition de PDF) est le genre de problème auquel la plupart d’entre nous n’avons pas pensé jusqu’à ce qu’il soit passé d’un inconvénient mineur à un besoin urgent. En règle générale, les fichiers PDF ne peuvent pas être modifiés avec la version complète d'Adobe Acrobat DC. Ainsi, lorsqu'un partenaire vous envoie un PDF avec des pages supplémentaires ou un ordre erroné - et que vous devez l'ajouter rapidement à la proposition client existante de votre entreprise due à COB -, vous ne pouvez pas effectuer de modifications sans posséder le bureau Adobe ou le service d'abonnement mensuel. Une poignée d'éditeurs PDF tiers à faible coût sont disponibles en ligne, mais Icecream PDF Split and Merge est de loin mon préféré. Combinez plusieurs fichiers en un seul, supprimez certaines pages, divisez les fichiers existants et modifiez rapidement la séquence des pages avec cet outil facile à utiliser.
Échec de productivité: trop de domaines de site Web, pas d'hôte centralisé
Solution: consolider en un hôte unique.
Tout comme la création de PDF personnalisés, c’est le genre de problème de productivité auquel la plupart d’entre nous n’avons pas pensé avant qu’il s’agisse d’un problème majeur. L'utilisation de plusieurs sites d'hébergement peut coûter très cher, sans parler de la confusion si un site que vous gérez est en panne. Quel fournisseur êtes-vous censé appeler? Consolidez tous vos domaines en un seul hôte centralisé. Je suis depuis longtemps un fan de HostGator, en partie grâce à son excellent service client et à son hébergement WordPress géré et abordable. UK Smart Hosting est en train de devenir l’un des favoris des foules pour nos amis de l’autre côté de l’eau, grâce à son absence de contrat ou de frais d’installation, à son assistance 24/7, et à l’hébergement sans limite cPanel.
Échec de la productivité: suivi chronophage
Solution: Toggl
Lorsqu’il faut jongler avec plusieurs projets en un après-midi, il est primordial de donner la priorité au temps. Cependant, il est trop facile de passer des heures sur un client moins prioritaire, puis de se précipiter sur les gros projets. C’est la raison pour laquelle j’aime Toggl pour le suivi du temps et la gestion des délais que nous nous sommes imposés. Même si vous n'avez pas besoin de suivre les heures facturables, le suivi du temps que vous consacrez à un client spécifique peut vous aider à mieux comprendre où vont vos heures productives un jour donné. Grâce au suivi temporel en un clic de Toggl, vous ne perdez jamais une minute de temps traçable. Même si vous oubliez d'activer le programme, entrez simplement vos heures après l'événement. De plus, vous pouvez facilement organiser par projets ou balises et ajouter différentes valeurs aux heures facturables. Pour les clients qui ont besoin d’heures facturables, les rapports transparents sont un atout considérable.
Ligne de fond
La productivité au travail ne consiste pas seulement à fermer Facebook ou à prendre une pause dans les e-mails. Éliminer les petites tâches qui absorbent votre énergie peut libérer des heures indicibles dans votre journée, sans parler de l'amélioration de la satisfaction de la clientèle et de la productivité de l'équipe.
Image: IceCreamApps.com
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