Les tâches de bureau, telles que la dactylographie, le classement et le répondeur téléphonique, étaient autrefois confiées à des secrétaires, des assistants de direction et des employés administratifs. Mais avec plus d'emplois nécessitant des compétences en technologie, il n'est pas rare que des professionnels (y compris des avocats, des médecins, des enseignants, etc.) utilisent des compétences de bureau pour effectuer leurs tâches quotidiennes. Étant donné que de nombreux travailleurs utilisent des ordinateurs, le travail de bureau est devenu un élément essentiel de pratiquement tous les emplois. Carissa Doshi, contributrice de GoodTemps, explique pourquoi ces six compétences de bureau sont essentielles pour les employés de bureau: dactylographie, archivage, saisie de données, utilisation du téléphone et maîtrise de Microsoft Word et Excel.
$config[code] not foundCompétences de bureau typiques
Que vous souhaitiez être assistant de direction ou avocat, vous devez posséder des compétences de bureau. En fonction de votre rôle, vous ne qualifierez peut-être pas ces compétences comme des tâches strictement administratives. Vous pouvez les décrire comme des compétences de bureau.Par exemple, un assistant administratif passera naturellement la majeure partie de sa journée de travail à effectuer des tâches de bureau. Cela dit, les avocats, infirmiers et autres professionnels s'appuient également sur leurs compétences en dactylographie et en technologies connexes pour rédiger des lettres, rédiger des résumés de visites médicales, rédiger des notes juridiques ou prendre des notes sur l'ordinateur portable pendant le procès. L’assistante administrative peut faire référence à ses "compétences de bureau" dans la description de ses qualifications, tandis que l’avocate peut simplement utiliser le terme "compétences de bureau" pour expliquer qu’elle sait se débrouiller avec un clavier. Vous devez aux ordinateurs, ordinateurs portables, tablettes et smartphones l'utilisation généralisée et transversale des compétences de bureau et des tâches de bureau classiques.
Améliorez vos compétences en dactylographie, Microsoft Word et Excel
Comprendre le placement des lettres sur le clavier et les lettres sur lesquelles vous posez vos doigts est essentiel (sans jeu de mots) pour taper rapidement et avec précision. Avant de soumettre votre candidature à un poste demandant la dactylographie en tant que qualification requise, passez un test de dactylographie en ligne comme celui proposé sur LiveChat. Un test de frappe en ligne permettra de mesurer votre vitesse (mots par minute ou MPM) et votre précision. De nombreux employeurs apprécient la précision par rapport à la vitesse. Par exemple, si vous tapez 100 mots par minute et que votre précision est de 60%, vous passerez du temps à corriger vos erreurs. Vous pourriez aussi bien vous efforcer de taper 50 mots par minute avec une précision de 100%. Il existe de nombreux tutoriels en ligne pour vous aider à améliorer vos compétences en dactylographie.
De nos jours, les compétences en écriture sont généralement synonymes d’utilisation d’applications de productivité - telles que Microsoft Word, Excel et souvent PowerPoint et Access - sur un ordinateur. Votre maîtrise de Microsoft Word, Excel et d’autres applications logicielles dépend en partie de vos compétences en dactylographie. La même chose avec la saisie de données. Lorsque vous composez de la correspondance, des rapports ou d’autres documents écrits dans un format narratif, il est probable que vous utilisiez Microsoft Word. Les feuilles de calcul que vous créez nécessiteront des compétences en saisie de données et une connaissance de Microsoft Excel. Ces deux méthodes requièrent précision et, dans certains cas, rapidité, en fonction de la rapidité avec laquelle vous produisez votre travail. Le terme "saisie de données" fait généralement référence aux compétences de frappe (c’est-à-dire la frappe) qui impliquent des chiffres, ainsi que votre niveau de confort avec le côté droit du clavier qui est similaire à une machine à additionner à 10 touches.
Vidéo du jour
Apporté à vous par Sapling Apporté à vous par SaplingCommunication téléphonique et de bureau
Les secrétaires, assistants administratifs et réceptionnistes sont généralement tenus de répondre aux téléphones des bureaux, qui peuvent aller d’une ligne téléphonique unique à un système téléphonique multiligne professionnel ou à un système de voix sur IP (VoIP).
Quel que soit le nombre de lignes téléphoniques auxquelles vous devez répondre, une étiquette téléphonique appropriée est un domaine important du travail de bureau. Les tâches téléphoniques habituelles d'un employé de bureau consistent notamment à répondre de manière claire et professionnelle aux appelants et à savoir comment diriger et rediriger correctement les appels. Même si vous n'êtes pas la réceptionniste, vous devez connaître la bonne façon de répondre aux appelants dans le cas où vous recevez un appel mal dirigé. Si vous postulez pour un poste non administratif, n'indiquez pas les compétences téléphoniques sur votre CV; faites simplement référence à vos compétences en communication écrite et verbale, car il est peu probable que vous soyez affecté à des tâches téléphoniques. D'autre part, si vous êtes intéressé par un poste non administratif et que vous êtes le remplaçant de la réceptionniste ou si vous gérez le personnel de bureau, indiquez votre connaissance des systèmes complexes de téléphone ou de standard afin que vous sachiez que vous êtes familiarisé avec le matériel.
Décrire vos capacités de commis
La manière dont vous décrivez vos compétences et aptitudes au travail de bureau peut dépendre du poste pour lequel vous postulez. Si l'offre d'emploi indique spécifiquement que les tâches de bureau font partie du travail, votre curriculum vitae et votre candidature doivent par conséquent inclure une section intitulée "Compétences en travail de bureau". Dans cette section, indiquez les applications logicielles que vous maîtrisez; si vous êtes un utilisateur expérimenté, incluez-le dans votre description. Si vous avez une formation ou une certification dans ces applications, vous pouvez également l'inclure dans la description de vos compétences ou dans une autre section de votre CV pour la formation et les certifications. En outre, si vous avez un nombre d'années d'expérience considérable dans l'utilisation de certaines applications, indiquez-le également.
Par exemple, votre curriculum vitae pourrait indiquer: "Microsoft Word - 10 ans d’expérience, dont de solides compétences en matière de création de rapports complexes, de rédaction de correspondance et d’utilisation des fonctions de fusion et publipostage, pour une gestion efficace des envois en nombre." en utilisant des fonctions telles que la création de formules multi-références, de tableaux croisés dynamiques et de VLOOKUP. "
Si vous postulez pour un poste dans lequel vous ne faites pas partie de l'équipe administrative ou si vous ne postulez pas à un emploi de bureau, envisagez de décrire vos compétences en technologie de manière à ne pas sembler être un comptable à la recherche d'un secrétariat position. Par exemple, si l'offre d'emploi concerne un comptable ayant des connaissances en logiciels et en applications de productivité, n'indiquez pas "Compétences en travail de bureau" sur votre CV. Incluez une brève description de vos compétences avec des applications spécifiques, telles que Microsoft Excel, Access et PowerPoint - il s’agit souvent des applications que les employés occupant des rôles professionnels doivent être à l’aise. Encore une fois, si vous êtes un utilisateur avancé d'Excel ou si vous avez reçu une formation ou une certification dans une application utilisée par les comptables, incluez-la dans votre CV. Vous pouvez utiliser l'en-tête "Applications de productivité" ou quelque chose de similaire pour ne pas donner l'impression que vous êtes plus concentré sur les aspects administratifs du travail que vous souhaitez, plutôt que sur les qualifications que vous apportez à la table pour un poste de niveau supérieur..
Adjointe administrative Offres d'emploi nécessitant des compétences de bureau
Les rôles d’assistant administratif nécessitent des compétences de bureau, même si l’offre d’emploi ne précise pas nécessairement «Voici les compétences de bureau dont vous avez besoin pour assumer ce rôle». Les tâches énumérées sont des exemples de tâches nécessitant des compétences de bureau. Voici un exemple d’offre d’emploi pour un poste d’assistant administratif nécessitant des compétences en travail de bureau et de bureau:
L’ABC Public Health Institute recherche un assistant administratif pour aider le responsable du laboratoire de santé publique et contribuer aux activités quotidiennes des laboratoires de santé publique. Cet assistant administratif exécutif sera situé au septième étage de l’Institut pour accueillir les visiteurs, les étudiants, les professeurs et le personnel. En plus de fournir le plus haut niveau de service à la clientèle, cette personne fournira un soutien administratif général au corps professoral et au personnel travaillant en laboratoire, tout en aidant le directeur du laboratoire de santé publique et le directeur exécutif de l'Institut de santé publique à effectuer diverses activités administratives et tâches connexes.
L'assistant administratif exécutif: accueillera, orientera et référera les visiteurs; appels téléphoniques directs, réception de messages et réponses à des questions sur l'Institut de santé publique et les laboratoires de santé publique; aider à la commande, à la réception, au stockage et à la distribution du matériel de bureau, de laboratoire et d'enseignement; participer à d'autres tâches administratives connexes, telles que photocopier, télécopier et classer, selon les besoins; surveiller et réapprovisionner quotidiennement les fournitures de bureau, y compris les fournitures telles que le papier et les toners pour les copieurs et les imprimantes; surveiller régulièrement les salles de conférence pour s’assurer qu’elles sont bien approvisionnées en fournitures de bureau et en matériel de présentation; maintenir la propreté et la sécurité de l'environnement de travail dans la suite de bureaux centraux et les autres espaces publics sur le septième étage; suivre les procédures de sécurité pour les employés et exiger le respect des procédures de sécurité pour les visiteurs dans les locaux du bureau; passez des commandes en utilisant le processus d'achat interoffice et tenez une comptabilité des commandes et de l'utilisation des fournitures tout au long du septième étage; réserver des salles de conférence au septième étage pour l'Institut de la santé publique; servir de point de contact principal pour le corps professoral et le personnel du laboratoire; soumettre des demandes d'entretien pour le matériel et l'ameublement de bureau; coordonner le ramassage et la livraison des services de courrier express et de livraison le lendemain (p. ex. FedEx, UPS); et servir de point de contact principal pour le corps professoral, les visiteurs et les étudiants.
Staff Accountant (Non-Administrative) Jobs nécessitant des compétences de bureau
De même, il existe d’autres postes qui ne sont pas du type assistante administrative, mais qui nécessitent des compétences de bureau analogues, comme celui de comptable. Cet exemple d’affichage d’emploi pour un poste d’expert comptable comporte plusieurs tâches qui nécessitent des compétences de bureau. Cependant, ils ne sont pas spécifiquement répertoriés comme compétences de bureau ou de bureau. Par exemple:
Le comptable du personnel de XYZ Industries sera responsable de la préparation des écritures de journal, des clôtures mensuelles et de fin d'année, du rapprochement bancaire, de la maintenance des immobilisations et du rapprochement du grand livre. En outre, vous participerez aux processus de conformité, d’examen des processus de reporting et aux côtés de nos auditeurs externes pour les examens trimestriels et les audits annuels. Principales responsabilités - préparer les écritures de journal et les rapprochements de comptes, y compris, notamment, les espèces, les dépenses payées d'avance et la masse salariale; effectuer la clôture de fin de mois, les écritures au journal, sans supervision; maintenir le grand livre des immobilisations, l'amortissement et le rapprochement; analyser les comptes de résultat et les bilans et communiquer les résultats à la direction; participer à des initiatives à l'échelle du ministère; participer aux processus de clôture mensuelle, trimestrielle et annuelle, y compris la préparation mensuelle du classeur de clôture financière; mettre en œuvre, maintenir et respecter les contrôles internes sous SOX et les procédures comptables garantissant la conformité aux PCGR; rendre compte des données financières et les communiquer de manière utile et compréhensible; gérer les calendriers de location-acquisition et de paiement mensuel.
Les exigences du poste incluent: des compétences analytiques éprouvées, telles qu'identifier des problèmes, collecter des données pertinentes, tirer des conclusions valables, et recommander des améliorations et des actions correctives; expérience de la facturation et connaissance du rapprochement des comptes; expérience des comptes clients préférée, ainsi que maîtrise de Microsoft Excel; connaissances fondamentales en écritures de journal et expérience des comptes fournisseurs; compétences en communication organisationnelle, écrite et verbale; et capacité à travailler dans des feuilles de calcul et des bases de données; le dévouement et les compétences requises pour respecter les délais critiques.
Ne sous-estimez jamais la pertinence de l'expérience de bureau
Que vous postuliez pour un poste d’assistante administrative ou de procureur, ne sous-estimez pas l’importance des compétences ou de l’expérience du travail de bureau. Connaître les opérations de bureau et les compétences de bureau est une qualification utile dans n'importe quel travail. Votre connaissance des processus de bureau et de la façon de les gérer est évidemment essentielle dans un rôle administratif. Si vous postulez à un poste où vous êtes censé superviser du personnel de bureau, vous avez besoin de compétences en gestion, mais comprendre l'importance des compétences en bureau est également précieux, car cela signifie que vous pouvez coordonner des charges de travail et gérer les attentes de ceux qui vous relèvent.. En outre, dans un rôle non administratif ou non sclérosant, avoir des compétences de bureau indique également que vous êtes capable de participer en tant que membre d’une équipe lorsque l’assistant administratif ou la secrétaire n’est pas disponible ou si vous travaillez sur d’autres priorités.
