Une étiquette téléphonique appropriée est essentielle pour présenter une image professionnelle et assurer le bon fonctionnement d'un bureau. Il est important de bien définir les nuances, car un appel téléphonique représente généralement la première rencontre d'un client avec l'entreprise. Ces mêmes règles non écrites s’appliquent également aux relations entre collègues de travail, où une personne impolie peut facilement perturber un environnement autrement harmonieux. En apprenant les règles de base de l'étiquette téléphonique au bureau, vous éviterez plus tard l'embarras.
$config[code] not foundAnnoncez-vous rapidement
Ne laissez pas les appelants deviner votre identité en y répondant. Répondez avec votre nom complet et le message d'accueil officiel de l'entreprise, si votre employeur l'exige. Par exemple, un réceptionniste de la réception pourrait dire quelque chose comme: "Bonjour, c'est Jane Doe qui parle, comment puis-je vous aider?" Ne jamais manger ou mâcher de la gomme pendant que vous êtes au téléphone. Si l'appelant laisse un message, répétez les détails à voix haute pour qu'il sache que vous les comprenez. Notez l'heure et la date de chaque appel avant de retourner le message.
Curb Your Speakerphone
Limitez les haut-parleurs à des paramètres privés tels que les conférences téléphoniques, où il est facile de maintenir les niveaux de volume derrière des portes closes. Gardez-les hors des box ou des espaces ouverts pour ne pas déranger vos collègues. En faisant des affaires, assurez-vous que toutes les parties sachent que vous utilisez un haut-parleur et obtenez leur accord avant de commencer. Une fois la réunion terminée, assurez-vous d'avoir déconnecté le haut-parleur pour empêcher les non-participants d'entendre les commentaires occasionnels de votre part ou de la part d'autres personnes.
Vidéo du jour
Apporté à vous par Sapling Apporté à vous par SaplingFossé le casque
Conservez des écouteurs ou des écouteurs Bluetooth sur votre bureau lorsque vous le quittez, par exemple pour aller aux toilettes ou pour faire une pause personnelle dans une zone commune. Sinon, vos collègues auront du mal à attirer votre attention, car ils n'auront aucune idée si vous prenez un appel.Porter des écouteurs ou des écouteurs lorsque vous ne les utilisez pas est également impoli, car cela suggère que vous n'êtes pas disposé à dialoguer avec d'autres personnes.
Diminuer le volume
Ne perdez jamais la trace de ce qui vous entoure lorsque vous êtes au téléphone. Barbara Pachter, coach de carrière interviewée dans l'article d'octobre 2013 de Business Insider intitulé "Huit règles d'étiquette téléphonique que chaque professionnel devrait savoir", a déclaré Barbara Pachter, une voix entraînante. Suivez les mêmes règles pour les appareils tels que les téléphones portables. Laissez-les vibrer pour ne pas perturber les fonctions de travail et choisissez des sonneries normales. Par exemple, les collègues ne partagent pas votre amour pour le hip-hop abrasif ou le speed metal.
Attention à vos messages vocaux
Indiquez vos nom, titre et instructions pour les appelants dans les messages d'accueil de la messagerie vocale. Suivez les directives de l'utilisateur de votre employeur. Par exemple, l'Université du Pacifique demande aux employés de mettre à jour régulièrement leurs salutations - pour que les appelants ne se demandent pas si un employé est encore en vacances. Soyez concis dans vos messages vocaux, car le destinataire n'aura peut-être pas le temps d'entendre plus que des détails élémentaires. Dites votre numéro de téléphone lentement, cependant, pour que l'appelant ne finisse pas par répéter votre message.
