Dans tout bureau, il y a des tâches à accomplir pour que l'entreprise puisse continuer à avancer. Ces tâches, qui relèvent du travail de bureau, sont généralement assez simples et faciles à maîtriser, et sont généralement confiées à des travailleurs débutants. Bien que les tâches de bureau telles que la saisie et le classement soient relativement simples, elles prennent du temps - et dans de nombreux cas, les cadres et les employés de niveau intermédiaire se concentrent sur d'autres priorités et sont incapables de suivre tout ce qui doit être fait. Pour cette raison, de nombreuses entreprises recrutent du personnel de soutien de bureau spécialement chargé de ces tâches.
$config[code] not foundActivités de bureau communes
Le titre d'employé de soutien de bureau fait référence aux personnes qui soutiennent ou aident des collègues dans un large éventail de tâches. Parmi les tâches les plus courantes de cette catégorie figurent la dactylographie, l’archivage, le répondeur téléphonique, la gestion du courrier, la saisie de données, la photocopie, la télécopie, le tri et la distribution du courrier entrant. Les professionnels du support de bureau peuvent également être responsables de la maintenance et de la commande des fournitures, ainsi que de la gestion des autres tâches assignées, telles que la commande de nourriture pour les réunions. En assumant ces responsabilités et en les ôtant de l’assiette des autres, ils contribuent au bon fonctionnement du bureau et veillent à ce que tout reste organisé.
Bien que le soutien administratif général se concentre sur ces tâches générales, dans certaines entreprises ou certains départements, le soutien administratif peut être axé sur des activités spécifiques ou nécessiter des connaissances plus spécialisées. Par exemple, les activités de bureau dans un département financier peuvent inclure des tâches de comptabilité, la gestion des comptes fournisseurs et des comptes à recevoir, l’aide à la gestion de la paie ou le tri et la vérification des rapports de dépenses. Si vous travaillez dans un bureau gouvernemental, vous pouvez être responsable du dépôt des permis ou de la gestion des expéditeurs. Quel que soit le contexte choisi, la plupart des tâches de bureau impliquent des tâches répétitives définies, et non un travail stratégique ou opérationnel.
Compétences et Education
La plupart des rôles de soutien administratif sont de niveau débutant et nécessitent donc généralement un diplôme d'études secondaires ou l'équivalent. Certaines personnes suivent une formation complémentaire en administration de bureau dans le cadre d’un programme d’éducation des adultes ou de collèges communautaires, tandis que d’autres obtiennent un baccalauréat pour pouvoir accéder à un poste comportant davantage de responsabilités et une rémunération plus élevée.
Une familiarité avec les tâches bureautiques de base est la qualification la plus importante pour les rôles de soutien de bureau. Bien que les entreprises dispensent une formation en cours d’emploi sur des processus et procédures spécifiques, elles s’attendent à ce que les employés de soutien de bureau entrent au travail avec un ensemble de compétences générales.Ces compétences incluent la connaissance de l’utilisation des machines de bureau de base (télécopieur, copieur, etc.); compétences générales en informatique, notamment la capacité de taper 60 mots par minute ou plus, ainsi que des logiciels de traitement de texte et de tableur simples; capacités de classement; compétences en saisie de données; et la possibilité d'utiliser le téléphone et d'apprendre le système téléphonique de l'entreprise.
Les emplois de soutien aux écritures exigent également un certain nombre de compétences générales. Un comportement professionnel est indispensable, ainsi que des compétences organisationnelles exceptionnelles. Les compétences en service à la clientèle sont importantes, en particulier si vous souhaitez interagir avec le public, et il est essentiel d’être attentif aux détails. Dans certains secteurs, tels que celui des soins de santé et des finances, les employés de bureau sont également censés connaître la réglementation en vigueur en matière de sécurité de l’information et des données personnelles et effectuer leur travail en conséquence.
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Apporté à vous par Sapling Apporté à vous par SaplingClerical Support de Salaires
Étant donné que le soutien administratif est considéré comme un poste de débutant, les salaires sont relativement bas. Selon PayScale.com, le taux horaire moyen pour les postes de soutien administratif est de 12,87 USD pour un salaire annuel d'environ 30 000 USD. Le salaire est généralement proportionnel à l'expérience, mais même les professionnels du support les plus expérimentés gagnent rarement plus de 40 000 USD par an. Il existe toutefois des possibilités de croissance dans ce domaine, car de nombreuses personnes se voient confier des fonctions d’adjoint administratif ou de direction plus rémunératrices, ou d’autres postes au sein de l’organisation. Selon PayScale.com, il est également très courant qu'un prestataire de services de soutien dans le domaine médical devienne assistant médical, infirmier autorisé ou infirmier praticien.
Les industries les mieux rémunérées pour le soutien administratif sont le gouvernement et les services professionnels, scientifiques et techniques. Cependant, les soins de santé sont également un domaine très rémunérateur et le secteur dans lequel on prévoit une certaine croissance au moins dans les années à venir.
Tendances de l'industrie du soutien administratif
Comme dans de nombreuses industries, la technologie modifie le soutien administratif et la manière dont le travail est effectué. De nombreuses tâches précédemment effectuées manuellement peuvent désormais être effectuées via un ordinateur, ce qui permet de gagner du temps et d'accroître le besoin de formation supplémentaire. Dans ce domaine, deux tendances majeures sont en train de se dessiner qui changent le visage du soutien clérical.
Premièrement, le passage aux bureaux sans papier change la donne - et dans certains cas, élimine le besoin de soutien - de bureau. Les entreprises se tournent vers le papier ou utilisent au moins moins de papier pour diverses raisons, notamment l'amélioration de la durabilité, une meilleure organisation et une réduction des coûts. En fait, une étude réalisée en 2014 par Gartner a révélé que le coût lié au stockage et à la récupération de documents papier pour les entreprises américaines variait entre 25 et 35 milliards de dollars par an. En utilisant les services numériques pour créer, stocker et organiser des documents, les entreprises peuvent potentiellement économiser de l'argent et devenir plus efficaces.
En termes de soutien administratif, cela signifie également que le besoin de quelqu'un pour archiver physiquement des documents - ou dactylographier et imprimer des lettres, garder une trace des documents, etc. - est réduit. Alors que certaines entreprises suppriment les postes de bureau (le Bureau of Labor Statistics prévoit une croissance minime voire inexistante sur le terrain d’ici à 2026, principalement en raison de la technologie), d’autres modifient les qualifications pour ces postes, exigent des compétences informatiques avancées et une expérience de la gestion électronique. documents.
La montée en puissance de l’assistant virtuel est une autre tendance qui touche le support administratif. Les assistants virtuels, également appelés assistants virtuels, sont des assistants ou du personnel de support travaillant à distance et fournissant bon nombre des mêmes services qu’un assistant au bureau. De nombreux conseillers volontaires travaillent pour des entrepreneurs ou des propriétaires de petites entreprises qui ont besoin de soutien, mais ne peuvent pas se permettre ou ne disposent ni de l’espace ni du matériel nécessaires pour embaucher quelqu'un pour travailler à temps plein au bureau. Là encore, la technologie est essentielle dans ce secteur, car les assistants virtuels travaillent via Internet et utilisent le courrier électronique, le partage de documents et d’autres technologies pour gérer les tâches de leurs employeurs. Certains conseillers virtuels sont des spécialistes et gèrent des tâches telles que la gestion des médias sociaux et des sites Web, mais certains entrepreneurs ont simplement besoin de quelqu'un pour gérer leur courrier électronique et répondre aux demandes de leurs clients.
Étant donné que les assistants virtuels sont généralement des travailleurs indépendants ou travaillent à leur compte, ils ont souvent un taux de rémunération plus élevé que ceux qui travaillent dans des bureaux. Certains conseillers volontaires travaillent également pour plusieurs clients à la fois, augmentant ainsi leur potentiel de gain. En moyenne, un VA gagne entre 10 et 25 dollars de l'heure.
Atterrir un travail de soutien de bureau
Bien que les emplois de soutien de bureau ne soient pas aussi nombreux qu’auparavant, ils sont toujours disponibles. La plupart des ouvertures sont créées par le chiffre d'affaires et les assistants qui partent pour d'autres opportunités.
Un bon CV pour le soutien de bureau mettra en évidence vos compétences administratives et techniques. Montrez aux employeurs que vous êtes organisé, que vous avez le souci du détail, que vous résolvez les problèmes et que vous avez d'excellentes compétences en communication. Assurez-vous de mettre en évidence vos compétences techniques de manière quantifiable. indiquez à quelle vitesse vous pouvez taper des mots à la minute et indiquez le logiciel que vous savez utiliser. Tout en détaillant votre expérience, mettez en évidence les tâches et les réalisations qui révèlent vos compétences en travail de bureau, en particulier celles qui peuvent vous différencier des autres candidats. Surtout, soyez méticuleux avec votre grammaire et votre orthographe. Comme avec tout CV, les fautes de frappe et une grammaire médiocre reflètent mal vos compétences, mais dans un domaine aussi minutieux que le soutien administratif, vous devez être parfait. Personne ne va engager une dactylographe qui ne peut pas obtenir son propre curriculum vitae.
Les emplois de bureau se trouvent généralement sur des sites d'emploi ou sur des sites Web d'entreprises. Les agences de travail temporaire sont également un bon endroit pour trouver ce type de travail. Travailler comme intérimaire vous donne l’occasion de développer vos compétences dans diverses entreprises. Certaines agences effectueront des stages à long terme, ou vous pourriez être embauché à temps plein après avoir travaillé comme intérimaire. Les stages sont un autre moyen de renforcer vos compétences en matière de soutien au bureau. Bien que de nombreuses entreprises proposant des programmes de stages officiels permettent aux stagiaires de travailler sur des projets spécifiques, les stagiaires sont également souvent tenus de «payer leurs cotisations» en assumant des tâches de bureau. Attendez-vous à passer quelque temps dans un stage à classer, à saisir des données, à gérer le courrier ou à répondre à un téléphone, mais cela constitue une opportunité de développer des compétences qui pourraient s'avérer utiles ultérieurement.
Se rendre indispensable
Ce n’est pas parce que le travail de bureau est généralement un niveau d’entrée que vous ne pouvez pas être une partie importante de l’équipe. En fait, vous rendre indispensable à votre patron et à vos collègues peut augmenter vos chances d'être promu et, éventuellement, de disposer de votre propre équipe de soutien administratif. Pour commencer, prenez votre travail au sérieux et faites de votre mieux avec chaque tâche, aussi ingrate soit-elle, fastidieuse. Comme dans tout travail, il y a des aspects de votre travail que vous aimez et que vous détestez, mais vous devez les traiter comme des éléments importants et les bien faire.
Deuxièmement, apprendre à hiérarchiser. Il y a de fortes chances que vous ayez plusieurs projets et tâches dans votre assiette à tout moment, en particulier lorsque vous soutenez toute une équipe ou un bureau. Apprenez à déterminer quelle est la priorité absolue et ce qui peut attendre, et développez des systèmes pour vous assurer que tout le monde obtient ce dont il a besoin quand il le faut. Le multitâche et la gestion du temps sont des compétences essentielles pour un employé de bureau. En apprenant à connaître les objectifs et les priorités de l'entreprise et des membres de l'équipe, vous pouvez fournir le plus haut niveau de soutien.
Troisièmement, soyez prêt à faire un effort supplémentaire. Votre travail consiste à fournir un soutien, ce qui peut impliquer d'assumer quelques tâches supplémentaires ici et là. Les assistants indispensables sont toujours disposés à apprendre et feront tout ce qui est nécessaire pour faire le travail, mais aussi pour résoudre les problèmes et prévenir les crises. Par exemple, si vous voyez qu'un associé a envoyé un mémo contenant une erreur majeure, ne vous contentez pas d'imprimer et de distribuer le document. Confirmez avec l'associé que les informations sont correctes et apportez les modifications nécessaires.
Enfin, soyez professionnel et poli en tout temps. Il peut arriver que d’autres membres de l’organisation vous traitent avec rudesse ou ne vous accordent pas le respect que vous méritez, tout en maintenant votre professionnalisme. Traiter tout le monde avec gentillesse et respect augmentera votre stock dans l'entreprise, surtout si vous développez une réputation de discrétion et de volonté d'aider. En tant que responsable administratif, vous aurez probablement accès à de nombreuses informations, mais résisterez à la tentation de bavarder ou de partager vos connaissances. Gagner la confiance de votre patron et de vos collègues peut vous aider à faire avancer votre carrière, tandis que les commérages au bureau terniront votre réputation et vous empêcheront potentiellement de progresser.
