Suivre les procédures appropriées dans un cabinet médical crée un environnement sûr pour les patients, les employés et les médecins. De même, la bonne marche des affaires crée un endroit confortable et moins anxieux pour les patients, et permet aux médecins et aux infirmières de dispenser des soins de santé plus efficaces et efficients. Des cabinets médicaux bien gérés accordent la priorité à la mise en place de procédures relatives aux soins des patients.
Dossiers médicaux
Selon la Texas Medical Association, les formulaires de consentement du patient, tels que le début de la procédure ou du traitement, le formulaire d’éducation du patient, le consentement pour les procédures médicales ou chirurgicales et les formulaires de consentement pour les chirurgies invasives, doivent être conservés, copiés et classés en conséquence.
$config[code] not foundIl est important que les cabinets médicaux classent les informations de contact du patient et les antécédents médicaux dans la même catégorie, par souci de cohérence. Les cabinets médicaux modernes numérisent les formulaires et les fichiers électroniquement, à l’aide de logiciels de dossiers médicaux électroniques tels que Alteer Office EMR. La possibilité de privatiser l’accès à l’information, d’organiser facilement les fichiers, de les localiser rapidement et de partager des informations en toute simplicité, sont quelques avantages de l’intégration du logiciel de DME dans les cabinets médicaux.
Procédures de réception
Toujours en service, la réceptionniste médicale adresse aux patients et aux visiteurs un message d’accueil et une feuille de présence. Selon Connexions Direct, la réceptionniste médicale a pour tâche de localiser les dossiers médicaux des patients, de distribuer les formulaires de libération et les formulaires médicaux appropriés, d’orienter les patients vers la salle d’attente et d’être disponibles pour répondre à leurs questions. En tant que centre de communication du cabinet médical, la réceptionniste répond aux appels téléphoniques, aux courriers électroniques et gère la quasi-totalité de la correspondance. Il est également responsable de la gestion électronique des fichiers, de la sauvegarde des informations à l'aide d'une méthode sécurisée et de la communication au patient de l'état de préparation du médecin.
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La réceptionniste médicale organise également les paiements et les informations de facturation. Après le service, la réceptionniste reçoit une carte de crédit ou d’autres informations de paiement et coordonne les informations du patient avec les agences d’assurance appropriées. Selon la Texas Medical Association, la réceptionniste doit préparer et envoyer des lettres d’avis monétaires telles que les 60 jours en retard, un avis final, un avis de chèque sans provision et un avis de trop-payé. En cas de non-paiement, même après notification, la réceptionniste contacte une agence de recouvrement afin de résoudre le problème.
Règlement des employés
Pour maintenir le bon fonctionnement du cabinet médical, les employés suivent des directives, règles et réglementations strictes. Les employés se conforment à des codes uniformes, à des enregistrements quotidiens et ultérieurs, à une politique d'interdiction de boire et de fumer et remplissent des fiches de présence. L’administration du cabinet médical procède à des tests de dépistage des drogues pour s’assurer que tous les employés adhèrent à la politique de lutte contre les drogues. Pour la sécurité des employés, un cabinet médical fournit également des formulaires de harcèlement et des congés de maladie et des vacances aux employés à temps plein.
