Une entreprise organisée est une entreprise productive. Vous ne vous considérez peut-être pas doté de compétences organisationnelles naturelles, mais c’est le moment idéal pour organiser votre entreprise et votre espace de travail.
Vous trouverez ci-dessous 10 conseils pour vous aider à atteindre cet objectif et à vous mettre sur la bonne voie au cours de la nouvelle année.
Comment organiser votre petite entreprise
Purger votre bureau
Même si un peu de gâchis et de poussière ne vous gêne pas, un encombrement excessif peut aggraver le stress et le chaos quotidiens.Clutter existe parce que nous pensons que tout est important. Avec la nouvelle année, jetez tout ce qui est obsolète, devenu inutile ou en double.
$config[code] not foundPar exemple:
- Recyclez les appareils électroniques cassés que vous avez peut-être cachés dans un placard.
- Supprimez tous ces anciens messages vocaux.
- Donnez tout ce dont vous n’avez pas besoin ou que vous n’utilisez pas.
- Conservez les bases et tout ce que vous avez utilisé au cours de la dernière année; tout le reste peut partir.
Lorsque votre espace de travail est propre et dégagé, vous aurez plaisir à passer du temps à votre bureau et vous ne perdrez pas de temps à parcourir les ordures ou à déplacer des piles.
Organiser vos fichiers papier
Une étude a révélé que la personne moyenne perd plus de 4 heures par semaine à chercher des papiers. Parcourez vos classeurs et déchiquetez tout ce qui est obsolète ou qui n’est plus pertinent pour votre entreprise.
Si vous êtes inquiet, vous pourriez avoir besoin un jour de notes de quatre ans d’un projet client, puis numérisez les originaux et jetez les fichiers papier pour gagner de la place.
Ditch Paper Receipts
Étant donné que l’IRS accepte les copies électroniques des reçus, il n’ya vraiment aucune raison de continuer à accrocher tous ces petits bouts de papier provenant de restaurants, de taxis, de magasins de fournitures de bureau, etc.
Recherchez un scanneur de gestion des reçus ou une application pour votre smartphone (tel que Neat Receipts) et assurez-vous que votre solution vous permet d'exporter des données vers l'application de comptabilisation des dépenses que vous utilisez.
Utiliser le cloud pour le stockage et le partage
Si ce n’est déjà fait, commencez à utiliser des outils basés sur le cloud pour partager et enregistrer des documents. Par exemple, Google Drive vous permet de stocker jusqu'à 15 Go gratuitement, tout en permettant aux clients ou aux collègues de collaborer. Dropbox et Box sont d’autres outils.
En hébergeant des fichiers dans le nuage, vous pouvez aider à nettoyer votre espace de stockage personnel, ainsi qu'à gagner un temps précieux à envoyer des documents par courrier électronique lors de la collaboration avec d'autres personnes.
Apprivoisez votre boîte de réception
Si votre boîte aux lettres électronique est devenue un fourre-tout pour chaque courrier électronique que vous avez reçu au cours des dernières années, il est temps de faire le ménage. Il est possible de gérer votre boîte de réception pour que vous ne puissiez voir que les messages dont vous avez encore besoin et que tout le reste soit soigneusement archivé pour le conserver en sécurité. Commencez avec une feuille blanche en classant tout ce dont vous n'avez plus besoin de répondre.
Ensuite, maîtrisez le niveau de nouveaux courriels que vous recevez chaque jour en vous désabonnant aux newsletters ou autres abonnements que vous ne lisez plus. Créez des dossiers spécifiques dans lesquels les emails non essentiels seront automatiquement envoyés, de manière à ne pas interrompre votre flux quotidien.
Obtenez le bon outil de prise de notes
Pour rester organisé et efficace en tant que propriétaire de petite entreprise, il est essentiel de disposer de la bonne solution pour noter les tâches ou les inspirations ressenties au moment de la grève.
Que vous préfériez utiliser un stylo et du papier, l’enregistrement vocal sur votre smartphone ou une application comme Evernote, le plus important est que la solution s'adapte à votre style de vie et vous soit donc tout à fait cohérente.
Rangez vos profils de réseaux sociaux
Ce n’est pas uniquement votre boîte de réception électronique et votre ordinateur de bureau qui tombent dans l’encombrement. Vos profils de médias sociaux peuvent également devenir bouchés et obsolètes.
Tout d’abord, faites le point sur les endroits où votre entreprise a une présence sociale et supprimez tous les comptes qui ne sont plus utilisés. Avoir plusieurs profils Pinterest, Twitter, Facebook, LinkedIn, Tumblr et Instagram ne sert à rien si vous ne publiez et ne surveillez pas activement chaque compte.
Vous pouvez également utiliser un outil tel que JustUnfollow pour éliminer tous les abonnés inactifs ou ne vous suivant pas.
Rencontre avec un conseiller fiscal
N’attendez pas qu’il soit temps de produire vos déclarations pour commencer à penser aux taxes. Prenez rendez-vous avec un CPA ou un conseiller fiscal au début de l'année.
Si votre entreprise est toujours structurée en tant que propriétaire unique, le moment est venu de penser à la protection de vos avoirs personnels et d’obtenir d’autres avantages au travers d’une structure d’affaires formelle comme une LLC ou une société.
Prendre en charge vos livres
Si vous exploitez une petite entreprise, vous avez déjà mis en place un processus de facturation, de traitement des paiements, d'enregistrement des dépenses et de suivi des projets. Mais si vous n'avez pas mis à jour votre processus récemment, il y a probablement une application pour aider à rendre ces tâches administratives plus simples et plus efficaces.
Jetez un coup d'œil à votre boutique d'applications pour tablettes / smartphones pour trouver un nouvel outil qui pourrait vous aider à vous organiser et à prendre en charge vos livres au cours de la nouvelle année. Il y a par exemple FreshBooks, Mint, Kashoo et InDinero.
Attachez tous les bouts lâches légaux
C’est l’occasion idéale pour régler les problèmes que vous avez retardés au cours des années précédentes. Par exemple, avez-vous déposé un DBA (Doing Business As) pour le nom de votre entreprise? Avez-vous obtenu un numéro d'identification fiscale? Toutes vos licences et vos permis locaux sont-ils en ordre? Avez-vous apporté des modifications à votre société et à votre LLC et avez-vous toujours besoin de déposer des statuts de modification pour enregistrer ces modifications auprès de l'État?
Quels autres conseils pouvez-vous offrir pour organiser votre entreprise cette année?
Organisation Concept Photo via Shutterstock
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