Près des deux tiers (64%) des petites entreprises ne peuvent pas savoir combien leur coûtent les périphériques d’impression, ni leur utilisation. Et si vous n'êtes pas en mesure de suivre ces statistiques de base dans votre entreprise, vous ne saurez pas combien il est gaspillé.
Le rapport Comment optimiser votre budget informatique avec le rapport Smarter Document Management (PDF) et l’étude sur l’état de la gestion de documents pour PME de Xerox (NYSE: XRX) fournissent des informations et des solutions précieuses pour l’impression dans un monde numérique.
$config[code] not foundAvantages de la surveillance de votre imprimante
Le sondage
L'enquête a été réalisée aux États-Unis, en France, en Allemagne et au Royaume-Uni, et plus de 1 000 petites et moyennes entreprises y ont participé. L'objectif était de savoir comment ces entreprises géraient les documents imprimés et les impressions. La répartition de l'utilisation des imprimantes représente ce qui se passe dans les petites entreprises. Parmi les entreprises interrogées, 56% ont indiqué que la facturation était un processus gourmand en papier, 53% ont déclaré que les rapports commerciaux et financiers étaient également intensifs en papier et 51% ont déclaré que les formulaires RH et les fichiers des employés volaient énormément hors de leurs imprimantes.
Quarante-sept pour cent des employés se sont plaints que les courriels imprimant des courriels représentaient une part non négligeable de l'utilisation de leurs imprimantes, et le même pourcentage de réclamations de signatures légales allégeait considérablement l'utilisation du papier et des imprimantes. Un peu plus de 40% des entreprises ont déclaré avoir approuvé des achats, du matériel de marketing et les devis des clients ont absorbé une bonne quantité de papier et de ressources d'impression.
L'enquête a montré que pour les petites entreprises médicales, juridiques, d'architecture et de design, la production imprimée peut être bien supérieure. Et le plus souvent, ces entreprises n’ont pas de fournisseur de services d’impression gérés qui s’occupe de cette tâche exigeante en main-d’œuvre.
Une autre statistique frappante de l'enquête est la quantité de temps perdu avec les processus impliqués dans l'impression? Attendre des travaux chez l’imprimeur, manquer de fournitures ou aller dans des magasins d’imprimerie pour prendre des documents, cela prend beaucoup de temps. Le coût, bien sûr, peut ne pas être visible, mais il est là.
Selon Xerox, aux États-Unis, le délai d’attente d’un document dans une entreprise disposant d’une imprimante centrale partagée est d’environ trois minutes pour chaque employé. Cela équivaut à 13 heures chaque année par employé. Ainsi, même une petite entreprise comptant 10 employés peut vivre 130 heures de perte de temps.
Le rapport
Le rapport intitulé «Comment optimiser votre budget informatique avec une gestion plus intelligente des documents» présente des solutions que les petites entreprises peuvent déployer pour éviter les problèmes soulignés par l'enquête.
La première consiste à trouver un partenaire des services d'impression gérés pour l'aider à gérer plus efficacement l'utilisation de ses imprimantes. Dans un article sur le blog officiel de Xerox, Lisa Graham, responsable marketing de la chaîne Xerox, explique qu'il est nécessaire que les entreprises deviennent plus proactives dans l'évaluation de l'utilisation des imprimantes. «Les évaluations d'impression permettent d'identifier rapidement les économies de coûts et les améliorations d'efficacité», explique Graham.
Tout, des documents abandonnés sur les bacs d'impression aux achats de fournitures, en passant inutilement par l'impression couleur et d'autres problèmes d'efficacité, vous coûte cher.
La numérisation transformant presque chaque partie de votre entreprise, un service d’impression gérée de confiance ou un autre partenaire peut intégrer la numérisation, le flux de travail des documents, l’impression mobile, la technologie cloud et la sécurité.
Le rapport indique que 90% des entreprises ont été victimes d’une violation d’impression en raison d’une impression non sécurisée.
Conclusion
À la fin du rapport, Xerox recommande aux entreprises de toutes tailles de trouver le bon partenaire pour les services d'impression gérés, ce qui pourrait ne pas être possible pour les petites entreprises. Le rapport fournit des informations précieuses pour ceux qui n’ont pas les moyens d’engager de tels services.
En choisissant les dernières imprimantes dotées de solutions de suivi et de surveillance, en appliquant les meilleures pratiques en matière de gouvernance et en informant votre personnel, vous pouvez gérer efficacement les problèmes liés à l'utilisation non réglementée des imprimantes. Certaines solutions incluent la normalisation des paramètres afin que toutes les copies soient en noir et blanc, l'intégration aux flux de travail cloud et mobile, l'automatisation des flux de travail et la coordination de l'achat de fournitures.
Image: Xerox
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