Les assistants administratifs de direction assistent les professionnels de haut niveau tels que les directeurs généraux, les directeurs financiers, les vice-présidents et les administrateurs. Outre les tâches administratives de base telles que la planification de réunions et les préparatifs de voyage, un assistant administratif exécutif peut également effectuer des recherches, préparer des états financiers et analyser des rapports. Un assistant administratif exécutif devrait pouvoir penser de manière stratégique et proposer des solutions plutôt que de simplement exécuter des demandes.
$config[code] not foundFonctions
L'assistant administratif exécutif fournit un soutien administratif de base, tel que répondre et diriger des appels téléphoniques, accueillir des visiteurs, ouvrir et distribuer de la correspondance, planifier des réunions, classer et commander des fournitures de bureau. Les tâches de niveau supérieur incluent la comptabilité, la rédaction et la distribution de mémos et la création de supports marketing tels que des présentations.
L'adjoint administratif exécutif peut également être appelé à mener à bien des tâches équivalentes à celles de la direction. Ces tâches incluent la lecture, l'analyse et la rédaction de rapports, la réalisation d'études de marché, l'achat ou la location à bail de matériel de bureau et la gestion des fournitures. Il peut également être responsable de la formation et de la supervision du personnel de bureau subalterne.
Compétences
Le multitâche et la gestion du temps sont des compétences clés pour une adjointe administrative exécutive, car elle peut être appelée à effectuer plusieurs tâches simultanément. Un assistant administratif exécutif doit avoir une expérience de bureau et une connaissance des procédures administratives telles que la gestion des ressources humaines et la coordination des ressources. Les autres compétences comprennent le service à la clientèle, la compréhension et la communication efficaces en lecture et en écriture et la résolution de problèmes.
Vidéo du jour
Apporté à vous par Sapling Apporté à vous par SaplingLa technologie
Des compétences en informatique sont essentielles pour un assistant administratif exécutif. Il devrait être à l'aise avec la plate-forme informatique requise pour le travail. S'il est qualifié sur le PC mais que le poste nécessite du travail sur un Macintosh, il devrait envisager une formation. Il devrait avoir une gamme de connaissances en logiciels d'application. Les applications utilisées par les assistants administratifs comprennent les tableurs, les logiciels de présentation, les logiciels de traitement de texte, les logiciels de courrier électronique, les logiciels de comptabilité et les logiciels de base de données. Il peut également être amené à utiliser un scanner et à effectuer la maintenance de base des imprimantes et des photocopieurs.
Education et expérience
L'adjointe administrative de direction n'est pas un poste de débutant et un certain niveau de formation et d'expérience professionnelle est généralement requise. Un diplôme d'études secondaires est requis et certains collèges peuvent être préférés. Un diplôme d'associé pourrait être souhaitable. Certains employeurs préféreront peut-être un baccalauréat. Les employeurs peuvent également préférer avoir une formation et une expérience dans le secteur d'activité de leur entreprise.
