Envoi d'une plainte à un collègue ou même à un superviseur est un moyen simple pour un employé d'exprimer son mécontentement face à certaines conditions de travail, qu'il s'agisse de questions d'évaluation des performances, d'avantages ou de conflits avec un superviseur. Mais lorsqu'un employé prend le temps de rédiger une lettre de plainte, on s'attend à ce que l'entreprise la lise attentivement au minimum et lui consacre le temps nécessaire pour répondre à la plainte.
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Les responsables des ressources humaines se rendent compte que beaucoup d’employés ne considèrent pas les ressources humaines comme un défenseur du personnel. En fait, certains employés affirment que s'adresser au service des ressources humaines revient à se rendre chez le directeur de l'école. Ils l'évitent à tout prix en affirmant que les ressources humaines occultent les préoccupations des employés.Les tâches administratives qui incombaient aux départements du personnel des années 1980 étaient à peine étendues et ne consistaient plus seulement à distribuer des chèques de paie et à engager des employés pour des prestations de santé collectives. Aujourd'hui, toutefois, les départements des ressources humaines ont évolué pour devenir des partenaires commerciaux stratégiques, axés sur l'amélioration de la relation employeur-employé grâce à une attention personnelle portée aux préoccupations des employés.
Relation employeur-employé
Améliorer la relation employeur-employé ne consiste pas à octroyer des bonus ou à payer des salaires plus élevés que ceux de votre concurrent. Dans son livre intitulé "Sept raisons cachées pour lesquelles les employés partent", Leigh Branham a examiné près de 20 000 entretiens de départ fournis par le Saratoga Institute. Les recherches de Branham ont révélé que les employés sont plus susceptibles de partir parce qu'ils se sentent dévalorisés. Ils partent également à cause d'un leadership inefficace. Avec la bonne approche, ce sont des problèmes que les ressources humaines peuvent résoudre. L'une de ces approches consiste à prendre les plaintes des employés au sérieux et à réagir immédiatement aux problèmes qui affectent la satisfaction au travail.
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Demandez aux employés d’exprimer leurs préoccupations par écrit au service des ressources humaines et d’affecter un agent des ressources humaines à accuser réception de la plainte. Lorsque cela est approprié et que la plainte ne devrait pas donner lieu à une action en justice contre la société, effectuez un suivi avec une réponse écrite à l’employé, indiquant ce que la société fera pour résoudre les problèmes sur lesquels l’employé s’est plaint. Si votre réponse écrite ne permet pas de définir avec précision les étapes à suivre pour résoudre la plainte - telles que les plaintes relatives au harcèlement en milieu de travail -, assurez-vous que la salariée répondra de manière confidentielle à ses préoccupations, dans la mesure du possible.
Réunion
Dans certains cas, une réunion individuelle est nécessaire pour exprimer le sincère intérêt de l'entreprise pour la résolution des problèmes en milieu de travail. Examinez la lettre de plainte de l'employé avec l'employé pour vous assurer que vous savez clairement ce qui sous-tend son insatisfaction. Une réunion privée assure aux employés que vous prenez leurs préoccupations au sérieux. Soyez franc lorsque vous répondez aux questions sur ce que l'entreprise peut faire pour parvenir à une résolution et notez les suggestions de l'employé pour résoudre sa plainte. Toutefois, évitez les solutions prometteuses à des problèmes complexes ou à des plaintes susceptibles de devenir des problèmes juridiques.
Réponse
Selon les circonstances, il peut être inutile, voire injustifié, de répondre par écrit à la plainte d'un employé. Par exemple, les plaintes impliquant du harcèlement au travail ou un traitement discriminatoire devraient faire l’objet d’une enquête et être documentées. Cependant, l’employée ne reçoit pas de copie des notes d’enquête en réponse à sa plainte. Seul le conseiller juridique de votre entreprise devrait recevoir des notes d'enquête et des rapports internes sur les plaintes d'employés susceptibles de poser des problèmes de responsabilité, tels que le harcèlement, la discrimination, la sécurité sur le lieu de travail, etc. D'un autre côté, si l'employé se plaint de quelque chose d'aussi anodin que des salles de bains plus propres ou des problèmes d'accès à distance à l'intranet de l'entreprise, vous pourrez résoudre rapidement ces problèmes. De plus, fournissez à l'employé une réponse écrite décrivant ce que vous avez fait pour résoudre de telles plaintes.
