Comment définir les objectifs de secrétariat

Pour améliorer votre secrétaire ou votre adjointe administrative, vous avez besoin d'objectifs à atteindre. Plus les objectifs sont concrets et mesurables, plus il lui sera facile de viser la cible et plus facile d'évaluer sa performance. Vous voulez vous fixer des objectifs qui la mettront au défi sans être hors de portée.

Objectifs SMART

Les guides commerciaux et les sites Web décrivent la bonne fixation d'objectifs avec l'acronyme SMART. Cela signifie que les objectifs doivent être spécifiques, mesurables, réalisables, pertinents et opportuns.

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Spécifique: "Apprendre à utiliser le nouveau système de messagerie" est préférable à "Améliorer les compétences en informatique".
Mesurable: "Tenir le conseil informé" est difficile à mesurer. "Envoyer un rapport sur l'avancement du projet au conseil d'administration deux fois par mois" est mesurable. Cela permet de voir facilement s'il a atteint l'objectif.
Atteignable: Fixer un objectif irréaliste que votre secrétaire ne peut pas atteindre ne fait que le préparer à l'échec et à la frustration.
Pertinent: "Apprendre à cuisiner trois plats indiens" pourrait être réalisable, et il est certainement spécifique et mesurable. Mais c'est un objectif professionnel médiocre, car il ne concerne pas le travail de votre secrétaire.
En temps opportun: il devrait y avoir une date limite pour maîtriser la nouvelle compétence ou terminer le projet.

Désirs et besoins

Fixer des objectifs à un subordonné n’est pas un exercice abstrait, c’est un individu en particulier. Différentes secrétaires ont des compétences et des ambitions différentes. différents patrons ont des besoins différents. Si votre secrétaire dit qu'elle veut améliorer ses compétences en informatique, demandez-lui ce qu'elle compte en tirer. Est-ce pour améliorer ses performances? Passer à une position plus élevée? Une fois que vous savez ce qu'elle veut, vous pouvez définir les objectifs pour atteindre cet objectif. Vous pouvez également déterminer ce dont vous avez besoin auprès de votre secrétaire. Il pourrait s'agir d'une compétence informatique particulière que vous voudriez qu'elle privilégie ou d'une faiblesse que vous souhaitez améliorer.

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Buts communs

Si aucun objectif SMART ne vous vient immédiatement à l’esprit, lancez quelques idées:

Formation: existe-t-il une formation qui ferait de lui un employé plus précieux? Ou une certification qu'il aimerait acquérir?
Délais: Peut-il en rencontrer plus?
Documentation: Demandez-lui de rédiger un manuel de référence ou un wiki couvrant la planification, les dépenses de facturation, les procédures de classement et d'autres tâches quotidiennes. Ce sera inestimable si un temp doit intervenir pour lui.
Réduction des coûts: Y a-t-il des endroits où il peut économiser de l'argent à l'entreprise?
Gestion du temps: demandez à votre secrétaire de suivre son temps et ses tâches. Cela peut vous dire s'il y a des domaines où il doit devenir plus efficace.