Rédiger une note de service est un moyen efficace de communiquer au sein d’une entreprise. Rédigez le mémo avec une voix faisant autorité qui a pour objectif d’informer plutôt que d’intimider le lecteur. Les informations supplémentaires incluses dans le mémo sont appelées pièces jointes et les pièces jointes sont généralement accompagnées de lettres. Un mémo formel comprend des sections spécifiques et inclut les initiales de l'auteur et de l'assistant à la fin. Bien que la plupart des mémos ne comptent qu'une page ou moins, n'oubliez pas d'inclure un paragraphe de résumé à la fin du mémo s'il est plus long qu'une page.
$config[code] not foundCréez l'en-tête du mémo, qui comprend les sections "À", "De" et "Sujet". Décidez qui doit recevoir une copie du mémo. Si vous incluez des pièces jointes, déterminez qui a besoin d’obtenir les pièces jointes et qui a juste besoin d’une copie du mémo afin d’être informé des informations et que les pièces jointes ont été distribuées (par exemple, un responsable peut avoir créé la pièce jointe et n’aura pas nécessairement besoin d’une copie). Incluez les noms de chacun pour obtenir le mémo dans la section "A" de l'en-tête. Les personnes que vous souhaitez copier vont à la fin du mémo dans la partie "cc" du mémo. Il peut également y avoir des personnes à qui vous souhaitez informer en privé sur le mémo. Ces destinataires seront "copiés à l'aveugle". Ils recevront une copie du mémo, mais ne seront pas listés publiquement dans les sections "À" ou "cc".
Rédigez le corps de la note de manière claire et concise. Utilisez un langage direct et formel tout en évitant que le mémo ne paraisse intimidant ou péjoratif. Les mémos plus longs doivent inclure des en-têtes de paragraphe pour faciliter leur lecture.
Terminez le mémo. À la fin du corps du mémo, les initiales de l'auteur doivent apparaître, avec les initiales de l'assistant après une barre oblique "XX / aa". Les initiales de l'auteur sont en majuscules; les assistants sont en minuscules. Au-dessous, deux espaces plus bas devraient contenir le mot "Pièces jointes (x)" avec le nombre de pièces jointes indiquées entre parenthèses s'il y en a plus d'une. Ensuite, listez les personnes que vous voulez copier, ou "cc". Il devrait être dans un format de liste. Les personnes qui sont en copie aveugle doivent être écrites à la main sur leurs copies. Assurez-vous d'inclure le "bcc" pour qu'ils sachent qu'ils ont été copiés anonymement. L'auteur du mémo doit parapher de son nom dans la section "De" de l'en-tête avant que le mémo ne soit distribué.
Pointe
Conservez une copie supplémentaire ou deux du mémo dans un fichier avec les pièces jointes au cas où quelqu'un aurait besoin d'être ajouté à la liste de distribution.
Relisez le mémo pour les erreurs typographiques que les correcteurs orthographiques manquent (forme / de).
La plupart des logiciels de traitement de texte incluent un modèle de mémo si votre entreprise n’en a pas spécifié.
Attention
Assurez-vous d'inclure tous les destinataires dans la section "À" du mémo.
Les mémos ne doivent être utilisés que pour les communications internes à l'entreprise. La communication avec les fournisseurs ou les clients doit être écrite sous forme de lettre.
