La gestion des enregistrements permet aux entreprises de conserver et de maximiser la valeur des informations en les stockant correctement, en les protégeant et en garantissant leur disponibilité et leur accessibilité à l'avenir. Un gestionnaire de documents joue un rôle important en veillant à ce que les informations constituant un atout dans une entreprise soient sûres et bien gérées. Les candidats doivent avoir une spécialisation universitaire en bibliothéconomie et archivistique ou dans un domaine étroitement lié. Le poste requiert également une réflexion critique, des compétences en résolution de problèmes et une capacité à surveiller et à coordonner activement de grands volumes d'informations.
$config[code] not foundConception et mise en œuvre de systèmes de gestion des documents
Les entreprises génèrent de nombreuses informations relatives aux ventes, au marketing, aux ressources humaines et aux stocks. Sans un système de gestion approprié, l'identification, le stockage, la circulation et la destruction des documents peuvent être un défi difficile et fastidieux. Les gestionnaires de documents supervisent la conception et la mise en œuvre de systèmes de gestion des documents imprimés et électroniques, tels que le stockage des dossiers des employés dans un ordre alphabétique. Un responsable des enregistrements peut également concevoir un système de référencement pour aider les utilisateurs à accéder aux enregistrements et s'assurer que les employés sauvegardent les enregistrements d'impression au format électronique ou via un autre système de sauvegarde avant de les éliminer.
Supervision de la mise en œuvre de la politique
Un responsable des enregistrements définit et classe les enregistrements en fonction de leur accessibilité et de leur pertinence pour les parties prenantes internes et externes. Par exemple, les actionnaires peuvent avoir accès au rapport financier annuel d’une entreprise mais pas aux données des employés. Dans une organisation gouvernementale, le responsable veille à ce que le public n’accède qu’aux informations qui ne compromettent pas la sécurité ni les innovations de l’État. Un gestionnaire de documents décrit également les procédures par lesquelles les employés communiquent des documents à des parties externes telles que les auditeurs, les agences fédérales et les actionnaires.
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Un responsable des enregistrements conçoit et met en œuvre des programmes de formation et de sensibilisation afin d’éclairer les employés sur la façon de gérer les enregistrements conformément aux politiques et directives de l’entreprise. Il veille à ce que les employés comprennent les politiques de gestion des enregistrements telles que la confidentialité, l'exactitude et l'authenticité. Le non-respect des règles définies entraîne des conséquences, ce que le responsable des enregistrements explique aux employés de son service. Il est également responsable de guider les nouveaux employés et de définir la portée de leurs tâches au sein du service des archives. Le responsable des enregistrements identifie également les besoins en compétences des employés, tels que la capacité à mettre en œuvre de nouvelles technologies pour la gestion des enregistrements électroniques, et organise des solutions de formation qui maintiennent leurs compétences à jour.
Sécurité des archives et stockage
Un autre responsable important des dossiers est d’assurer la sécurité et l’accessibilité des dossiers. Le responsable supervise le stockage sécurisé des enregistrements en mettant en œuvre des systèmes de sécurité. Par exemple, elle peut budgétiser et mettre en œuvre l’installation de caméras pour surveiller l’activité dans une bibliothèque d’enregistrements. Le responsable peut également s'assurer que des employés spécifiques ont des mots de passe pour accéder à une base de données afin de garantir que seuls les enregistrements du personnel autorisé ont accès.
