Peu importe le nombre de vos employés. Il est essentiel de mettre en place un système de paie qui rationalise votre capacité à rester au-dessus de vos responsabilités en tant qu’employeur. En outre, cela vous fait gagner du temps et vous protège des pénalités d’IRS coûteuses. Une fois que votre équipe a suivi les cours de paie nécessaires en ligne, il est temps d’examiner ces huit étapes qui vous aideront à mettre en place une solution de gestion de la paie pour votre petite entreprise.
$config[code] not foundConfiguration de votre solution de paie
Obtenir un EIN
Avant d'embaucher de nouveaux employés, vous avez besoin d'un numéro d'identification d'emploi fourni par Internal Revenue Services. Cet EIN est généralement appelé numéro d'identification fiscale de l'employeur. Ce numéro est essentiel pour que vous puissiez déclarer les taxes et autres documents importants à l'IRS et lorsque vous rapportez des informations sur les employés à des agences de l'État. Contactez directement l'IRS ou demandez un EIN en ligne.
Déterminer si vous devez avoir des identifiants d'état ou locaux
Les nouvelles règles relatives aux heures supplémentaires doivent indiquer aux employeurs, entre autres, si vous avez besoin d'identifiants d'état ou locaux. Chaque état est différent, alors renseignez-vous auprès des autorités de votre état et des autorités locales pour savoir si des numéros d'identification sont nécessaires pour traiter les impôts où vous habitez.
Connaître la différence entre entrepreneur indépendant et employé
Assurez-vous de bien comprendre la différence entre un employé et un entrepreneur indépendant. Légalement, la différenciation entre eux n’est pas toujours facile à déchiffrer. Cependant, il est essentiel de savoir, car cela a une incidence sur la façon dont un employeur retient les impôts sur le revenu et retient et paie les impôts de la sécurité sociale et de l’assurance-maladie.
Compléter les documents des employés
Tous les nouveaux employés sont tenus de remplir le formulaire de retenue d’impôt sur le revenu fédéral, communément appelé «W-4». L'employé doit remplir et renvoyer le formulaire afin que les employeurs sachent quel est correctement l'impôt fédéral sur le revenu à retenir.
Sélectionnez une période de paie
Même si vous avez un processus manuel en place, il est nécessaire de définir une période de paie mensuelle ou bimensuelle dans la plupart des États. De nombreux États favorisent les paiements bimensuels. En outre, l’IRS impose aux employeurs de retenir l’impôt sur le revenu pour cette période même si l’employé n’a pas travaillé toute la période.
Choisissez un système de paie pour votre petite entreprise
L'administration de la paie nécessite une plus grande attention à la précision - prenez donc le temps de faire des recherches et assurez-vous de vous familiariser avec les nombreuses options disponibles. Pensez à demander aux autres propriétaires d’entreprise les méthodes qu’ils utilisent et encouragez-les à partager des astuces pour la configuration et l’administration de la paie. Vous avez des options pour gérer la paie en interne ou vous pouvez l'externaliser. Pour certaines entreprises, l'externalisation pourrait être la meilleure solution, mais d'autres entreprises préféreront peut-être la conserver en interne. Quelle que soit l'option choisie, rappelez-vous que l'employeur est responsable de la déclaration et du paiement de toutes les taxes sur la masse salariale.
Commencer à courir la paie
Une fois les formulaires et les informations nécessaires rassemblés, vous pouvez commencer le processus d’exécution de la paie. En fonction du système de paie que vous avez sélectionné, vous pouvez le saisir vous-même ou donner les informations à votre comptable.
Signaler les charges sociales
Les employeurs sont tenus de fournir divers rapports sur les charges sociales aux autorités compétentes tout au long de l’année. Si vous n’êtes pas sûr de ce que vous devez faire, le Guide de l’impôt à l’intention des employeurs de l’IRS peut fournir des indications claires sur les exigences en matière de déclaration de l’impôt fédéral. En outre, votre agence d’État peut vous renseigner sur les exigences spécifiques en matière de déclaration d’impôts.
Le processus de paie ne doit pas forcément être un casse-tête, mais il nécessite un peu de travail et une attention particulière aux détails. Assurez-vous de contacter l'IRS si vous avez des questions et que vous maîtriserez mieux la gestion des enregistrements afin d'aider le système de gestion de la paie de votre petite entreprise à fonctionner efficacement avec moins de hoquets.
Quelles mesures avez-vous prises pour aider à mettre en place un système de paie pour votre petite entreprise?
Dossier de paie Photo via Shutterstock
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