L'augmentation de la productivité est importante car cela peut ajouter des dollars à vos résultats. Les propriétaires de petites entreprises et les personnes qui travaillent dans une petite entreprise ressentent souvent une pression particulière en raison du manque de main-d'œuvre disponible pour effectuer le travail. Essayer de nouvelles choses ne figure pas en haut de la liste. Après tout, il faut plus de temps pour trouver des outils de productivité et expérimenter de nouvelles façons de faire.
$config[code] not foundSi vous travaillez beaucoup avec des informations et utilisez un ordinateur, vous risquez de vous retrouver avec une surcharge d'informations et de ne pas savoir par où commencer. Laissez-nous vous faciliter la tâche. Voici 7 conseils de productivité simples et des outils pour vous aider à les atteindre:
1. Créer un lieu pour prendre des notes
Tout d'abord, vous avez besoin d'un endroit pour prendre et garder des notes. L'essentiel est de ne pas encombrer votre cerveau. Vous aurez plus d’espace disponible pour la résolution de problèmes, si vous ne devez pas vous encombrer d’esprit en vous souvenant de beaucoup de détails - ou en vous inquiétant de pouvoir oublier quelque chose.
Vous pourrez mieux vous concentrer sur la tâche à accomplir. Faites une chose à la fois.
Il existe plusieurs options pour prendre des notes, notamment Evernote, Zoho Notebook et Google Keep. Idéalement, lorsque vous avez une pensée ou êtes inspiré par quelque chose, vous devriez prendre l’habitude d’utiliser votre téléphone pour capturer des captures d’écran ou enregistrer votre voix et la poster sur l’un de ces cahiers basés sur le nuage.
J'utilise fréquemment Evernote, en particulier l'option d'enregistrement audio lorsque je ne peux pas taper de note. Il existe une application de transcription payante que vous pouvez obtenir si vous enregistrez beaucoup. Voice2Note, Quicktate et Mobile Assistant sont trois exemples que j'ai vus.
Image: Souviens-toi du lait
2. Faites une liste de tâches plus courte
Cela peut sembler contre-intuitif, mais faire un plus court liste de tâches peut vous aider à faire plus. J'ai même entendu parler d'un certain nombre d'experts préconisant «À ne pas”Listes où vous évitez de vous laisser entraîner par des choses qui ne vous rendent pas productif du tout.
Une longue liste de choses à faire est tout ce qui dépasse 5 articles par jour. Lorsque vous avez une longue liste de tâches à faire, vous pouvez vous perdre et être dépassé par tout ce que vous avez à faire. Vous passez plus de temps à penser au prochain article à cocher ou à tout le travail que vous devez faire, au lieu de travailler réellement. Une fois que vous avez cinq articles, arrêtez.
Il est également utile de répertorier les tâches à effectuer par ordre d'importance afin de réduire davantage le temps de réflexion tout au long de la journée. Toodledo, Teuxdeux et un favori amusant: Remember The Milk. Qui n'aime pas la vache qui vous regarde pour vous garder à la tâche!
3. Apprendre à taper plus vite
Oui, vous devriez acquérir de meilleures compétences en dactylographie pour être plus productif. Cela peut sembler une astuce idiote, mais écoutez-moi. Je vois fréquemment des propriétaires d'entreprise et des cadres qui tapent avec deux doigts. Pas très efficace - ou rapide!
Tous ceux qui travaillent sur un ordinateur (et qui comptent aujourd’hui la plupart des travailleurs du savoir) devraient suivre un cours de dactylographie pour améliorer leur vitesse. Pouvoir taper rapidement et efficacement sans regarder le clavier est très important et vous permet d’éditer en cours de route.
Consultez Keybr.com si vous ne voulez pas investir dans des logiciels ou dans des cours de dactylographie pour faire mieux. Il comporte un test de vitesse de frappe soigné et gratuit, ainsi que des conseils pour améliorer vos compétences en dactylographie. En pratiquant encore et encore en utilisant Keybr.com, vous vous améliorerez progressivement.
4. Utilisez un fichier Tickler pour respecter les délais
Créez un fichier tickler pour vos projets. Un fichier tickler contient traditionnellement 43 divisions - une pour chacun des 31 jours d'un mois (1 à 31) et 12 pour les mois de l'année. (Peu importe que certains mois aient moins de jours!)
Vous prenez vos projets et mettez un rappel écrit à leur sujet dans le fichier en fonction de leur date d'échéance. Pour le mois en cours, un projet entre dans les fichiers de numéros pour le jour auquel il est dû. Lorsqu'un projet ou un produit livrable est dû dans les autres mois, il est placé dans l'un des fichiers de mois.
Chaque jour, vous extrayez le contenu du dossier marqué pour la date de ce jour et travaillez sur les éléments qu’il contient. Puis, une fois le mois suivant écoulé, vous transférez les rappels de ce mois dans les jours et vous répétez.
Maintenant, vous pouvez prendre une pile de 43 dossiers Manilla et les étiqueter manuellement. Mais il est plus facile de tout organiser correctement si vous utilisez un dossier créé à cet effet. Voici quelques exemples physiques de dossiers tickler sur Amazon (l’un d’entre eux est illustré ci-dessus). Vous pouvez également le faire numériquement dans Microsoft Excel. Voici les instructions pour créer les dates d’échéance du tickler dans Excel.
5. Ne réinventez pas la roue - Trouvez une application à la place
Utilisez les bonnes applications pour faire le travail. Oui toi pourrait créez votre propre tableur qui suit les dépenses et les recettes, mais pourquoi dépenser tout ce temps et tout cet effort alors que de nombreuses options vous permettent de gagner du temps? Shoeboxed, par exemple, vient à l’esprit comme une bonne application pour les reçus. Ou peut-être une application matérielle comme Neat Receipts est plus à votre goût. Dans les deux cas, commencez avec un système qui rend votre entreprise plus productive.
Après tout, il s’agit d’être productif et efficace - utilisez donc tous les avantages possibles. Vous ne gagnez pas de points supplémentaires pour réinventer la roue! Au contraire, si vous réinventez la roue, vous travaillerez plus fort, mais pas plus intelligemment.
Alors, quelles tâches devriez-vous trouver des applications? Commencez par identifier les tâches que vous et votre équipe détestez faire, ou les tâches répétitives qui prennent plusieurs heures par semaine ou par mois. Ceux-ci sont candidats à une application pour rendre votre entreprise plus productive - afin que vous puissiez accomplir plus en moins de temps et avec moins de dépenses.
N’oubliez pas de consulter nos meilleures listes d’applications pour petites entreprises ici, dans Tendances des petites entreprises, pour en savoir plus - des outils de présentation aux applications mobiles.
6. Utiliser les raccourcis clavier, les outils de navigation et les "hack"
Après vous être entraîné et appris à taper plus vite, apprenez vous-même quelques raccourcis clavier.
Un moyen simple et rapide d’accroître la rapidité de votre travail consiste à utiliser les raccourcis Windows ou Apple sur le clavier.
J'utilise toutes sortes de raccourcis et j'utilise les outils du navigateur s'ils peuvent aider.
En outre, recherchez ou trouvez des «hacks» (petites astuces et techniques) qui fonctionnent directement dans la barre d’adresse du navigateur. Il y a tellement de hacks utiles qu'il peut augmenter votre productivité pour en apprendre quelques-uns.
Image: Pocket
7. Créer un lieu pour stocker l'inspiration
Utilisez des outils pour stocker des inspirations pour plus tard. Lorsque vous rencontrez un article qui semble intéressant mais qui n’est pas lié aux recherches en cours, vous pouvez le stocker pour le lire plus tard.
Pocket (mon outil favori actuel) vous permet d'enregistrer des éléments pour une lecture ultérieure, hors ligne, et sert également d'application de bookmarking Web. Le seul inconvénient de Pocket est que vous ne pouvez pas ajouter grand chose en plus des tags. Instapaper est une alternative.
Une fois que vous avez fini de lire vos articles marqués à l'aide de l'un de ces outils, vous pouvez les archiver ou les cocher. Les deux applications s'intégreront avec votre iPhone, votre navigateur et d'autres outils de productivité. Vous ne gardez qu'un seul compte principal et pouvez marquer des pages sur tous vos appareils (comme avec Evernote et d'autres outils de collaboration).
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Photo de productivité via Shutterstock
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