Répondez à une inondation d'emails en une journée

La plupart des propriétaires de petites entreprises sont enterrés dans un courrier électronique. C’est décourageant, car ils ne peuvent pas toujours répondre aux questions les plus importantes. Selon l'étiquette commerciale, chaque courrier électronique devrait recevoir une réponse dans les 24 heures.

Si les messages restent sans réponse plus longtemps, cela peut avoir un effet négatif important sur les relations au sein de leur entreprise. L'expéditeur craint que le courrier électronique n'ait pas été reçu ou un «non-réponse» signifie une réponse négative. Dans de nombreux cas, cela ne signifie aucune de ces choses.

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Une bonne étiquette de courrier électronique est essentielle car la fortune des entreprises augmente et diminue avec la conjoncture économique. Vous rencontrez les mêmes personnes à la montée et à la descente. En d'autres termes, aujourd'hui, vous avez besoin de quelque chose de moi et demain, j'ai besoin de quelque chose de vous. Si je ne renvoyais jamais votre email lorsque vous aviez besoin de moi, que pensez-vous qu'il se passera une fois les rôles inversés?

10 façons de répondre à une inondation d'emails en une journée

Voici comment répondre à tous les courriels dans les 24 heures, en particulier lors d’une journée chargée.

1. Utiliser les répondeurs automatiques

Configurez une réponse automatique à partir de votre système de messagerie en indiquant aux expéditeurs le temps qu'il vous faut en moyenne pour répondre aux e-mails. En définissant cette attente, l'expéditeur sait que son courrier électronique a été reçu et approximativement quand il aura de vos nouvelles. L'important est de respecter ensuite le délai promis lors de la réponse.

2. Soyez court

Ne répondez pas avec un roman ou quelque chose qui devrait être dit dans un appel téléphonique personnel ou dans une conversation en personne. En conservant les réponses à quelques mots ou à une phrase, cela prend moins de temps. N'oubliez pas qu'il devient également plus difficile de lire de longues réponses par e-mail sur un smartphone.

3. Poser des questions numérotées

Il est ainsi beaucoup plus facile de répondre où vous pouvez copier les questions des courriels et répondre brièvement à chacune d’elles.

4. Délais

Recherchez un délai dans lequel une réponse est attendue. Ensuite, définissez un suivi pour cette date pour examiner la réponse à ce moment-là. Placez le courrier électronique dans des dossiers spécifiques pour différentes catégories ou clients.

5. Compris plus tard

Si vous n'avez pas le temps d'y répondre maintenant. Tapez "Compris, répondra". En fait, cela peut être configuré comme un raccourci en quelques coups sur votre ordinateur de bureau ou votre appareil de poche. Ces expandeurs de texte permettent de gagner beaucoup de temps. Puis définissez un suivi afin que vous puissiez répondre plus tard.

6. Ne pas ajouter au mess

Oubliez la réponse à tous. Cela ajoute simplement un autre email à quelqu'un d'autre à lire.

7. garder la colère sur

Ne réponds jamais quand tu es en colère. Il consomme beaucoup d’énergie et peut avoir des conséquences néfastes imprévues. Si vous devez vous exprimer, tapez une réponse et relisez-la 24 heures plus tard avant d'envisager de l'envoyer au destinataire souhaité. Les conversations téléphoniques ou en personne sont toujours plus productives que les courriels en colère.

8. Désactiver les notifications

Définissez des moments particuliers de la journée où vous pouvez réellement vous concentrer sur la réponse à vos e-mails sans effectuer plusieurs tâches à la fois. Vous accomplirez beaucoup plus et serez efficace.

9. Règles d'utilisation et dossiers

Configurez des règles dans votre système de messagerie afin que des courriers électroniques spécifiques portant des titres particuliers soient placés dans des dossiers spéciaux afin que vous puissiez les consulter en premier ou dans un laps de temps défini. Cela vous empêche de consulter une boîte de réception monolithique, ce qui peut être accablant.

10. Calendrier pour l'avenir

De nombreux programmes de messagerie vous permettront de planifier votre avenir. Répondez maintenant et demandez au système de l'envoyer plus tard.

Communiquer efficacement et rapidement est toujours le meilleur moyen de constituer le capital relationnel dont vous avez besoin pour le succès de votre entreprise et de vous aider à répondre à une inondation de courriels en une journée.

Republié avec permission. Original ici.

Photo de savon à la main via Shutterstock

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