La loi sur les droits civils de 1964 exige que les demandes d'emploi soient conservées pendant au moins un an. Si vous savez qu'un demandeur est âgé de plus de 40 ans, sa demande doit être conservée pendant deux ans, conformément à la loi sur la discrimination fondée sur l'âge dans l'emploi. Les lois des États pourraient exiger même une période plus longue pour conserver les dossiers des candidats à un poste. En raison des réglementations nationales et fédérales, un système de tenue de registres et de classement précis pour les candidats à un poste est une partie importante des activités. Vous devrez peut-être même vérifier auprès de ces candidats si l’employé que vous avez embauché ne fonctionne pas.
$config[code] not foundUtilisez un logiciel de gestion électronique pour créer et stocker des candidatures. Plusieurs programmes en ligne permettent aux utilisateurs de créer des formulaires électroniques tels que des demandes d'emploi. Ces formulaires d’emploi sont envoyés et sauvegardés électroniquement et permettent un stockage sans papier. Étant donné que la plupart des applications arrivent par courrier électronique, il s'agit d'un moyen simple de stocker des éléments dans des fichiers qui ne prennent pas d'espace physique. L’utilisation d’un flux de travail électronique stocké dans le système de gestion des documents de votre entreprise nécessite une sécurité. Par conséquent, les fichiers d’emploi ne seront ni piratés ni visualisés par du personnel non autorisé. Configurez votre ordinateur pour qu'il vous envoie automatiquement des alertes pour vous rappeler à quel moment les fichiers doivent être supprimés ou révisés.
Configurez les dossiers du personnel de la demande d'emploi dans des dossiers papier. Planifiez un système de classement efficace en utilisant des chemises de classement à code de couleurs conservées dans des tiroirs, des étagères ou des classeurs. Imprimez les curriculum vitae et les candidatures reçues par courrier électronique et archivez-les avec les candidatures remplies en personne ou envoyées par la poste. Les candidats peuvent être classés par leur nom ou leur numéro de sécurité sociale dans des sections déterminées par le type de travail. Par exemple, les travaux de vente seraient répertoriés dans un dossier intitulé «Ventes» et les candidats seraient classés par nom de famille ou numériquement par numéros d'identification. Sécurisez les fichiers dans une armoire ou une pièce verrouillée.
Conservez des dossiers pendant au moins quatre ans si un candidat à un emploi vous poursuit pour discrimination dans le recrutement. La Commission pour l’égalité des chances en matière d’emploi vous demande normalement de conserver les candidatures sollicitées pendant au moins un an, mais si vous êtes confronté à une action en justice, l’EEOC vous recommande de conserver les candidatures pendant au moins quatre ans. Si vous ne stockez pas vos applications correctement, l'EEOC peut vous accuser de pratiques d'embauche discriminatoires ou d'infractions dans la tenue des dossiers.
Détruisez les demandes d'emploi après la période légale pour les conserver. Établissez un système avec des rappels pour le faire. Contactez votre service informatique pour supprimer correctement vos fichiers électroniques et déchiqueter toute candidature papier. Ceci est important car les fichiers de candidature contiennent des informations personnelles telles que les numéros de sécurité sociale et les données d'emploi, qui doivent rester strictement confidentielles.
