Plus tôt cet automne, Annie Pilon, rédactrice de SmallBizTrends, nous a enthousiasmés pour une nouvelle version commerciale d’Evernote qui serait sur le point d’être distribuée aux propriétaires d’entreprise. Lors de la conférence Le Web de la semaine dernière, les propriétaires d’entreprise ont reçu leur cadeau de Noël un peu plus tôt lorsque la nouvelle application dédiée aux entreprises a été dévoilée au public.
Evernote Business est conçu pour aider les petites et moyennes entreprises à tirer parti de leur base de connaissances interne en leur fournissant les outils dont elles ont besoin pour collecter, découvrir, collaborer, rechercher et partager des idées au sein de leur organisation afin de créer un environnement plus productif. La nouvelle version Evernote pour les entreprises utilise les fonctionnalités gratuites et les utilisateurs Premium déjà appréciés, tout en ajoutant une suite d'outils et de fonctionnalités exclusivement destinés aux entreprises, notamment:
Propriété Smart Data: Dans Evernote Business, les entreprises ont le droit d'accéder à, d'utiliser, de gérer et de modifier tout bloc-notes Business Notebook et son contenu. Tous les ordinateurs portables personnels et leur contenu restent totalement privés et contrôlés par l'utilisateur qui les a créés. Les utilisateurs conservent pleinement les droits sur leurs blocs-notes personnels et leurs notes personnelles, auxquels l'entreprise n'a aucun accès.
Gestion simple des utilisateurs et des données: Avec la console d'administration Evernote Business, les administrateurs peuvent inviter de nouveaux utilisateurs et gérer des utilisateurs existants, ainsi que visualiser et gérer tous les blocs-notes professionnels créés par les membres de leur organisation, au même endroit.
Bibliothèque d'entreprise dans toute l'entrepriseChaque compte professionnel Evernote comprend une bibliothèque professionnelle, qui est une collection de blocs-notes professionnels disponibles pour tous les membres de l'équipe. La bibliothèque professionnelle est le lieu où les employés peuvent partager, découvrir et exploiter les connaissances recueillies de leurs collègues.
Facturation simplifiée: Payez au fur et à mesure mensuellement par carte de crédit, ou payez toute une année par carte de crédit ou facture. Votre entreprise peut facilement augmenter ou diminuer le nombre d'utilisateurs à tout moment en contactant notre équipe de réussite du client, afin que votre compte Evernote Business réponde toujours aux besoins de votre organisation.
Tout stocker, y accéder partout: Utilisez Evernote pour capturer tout ce qui est important pour votre entreprise dans un seul endroit: notes, recherches, présentations, documents, etc. Vous pouvez même enregistrer des pages Web entières avec Evernote Web Clipper. Evernote fonctionne sur les smartphones, les ordinateurs, les tablettes et via le Web. Ainsi, tout ce que votre entreprise enregistre est toujours accessible au bureau et en déplacement.
Découverte des connaissances et continuité: Explorez et découvrez les connaissances collectives de toute votre organisation. Que les utilisateurs naviguent dans la bibliothèque professionnelle, utilisent le moteur de recherche puissant d’Evernote ou découvrent un contenu pertinent grâce aux fonctionnalités de Notes connexes, Evernote Business rend tout lieu de travail productif sans effort.
En tant qu’ancien propriétaire d’entreprise et gestionnaire de plusieurs équipes, je suis particulièrement attiré par la bibliothèque professionnelle, qui devient un référentiel central des informations sur la société. Tous les membres de votre organisation peuvent créer des blocs-notes et les ajouter de manière à ce qu'ils puissent être recherchés par tous les membres de votre organisation. Au fil du temps, la quantité d'informations qui resterait ici pourrait devenir un centre important pour votre entreprise. Qu'il s'agisse d'une banque de connaissances de type ressources humaines, d'un cahier spécifique au client documentant tout le travail de toutes les équipes, ou d'un cahier décrivant les objectifs ou les jalons de l'entreprise, regrouper les informations dans un seul environnement collaboratif et le rendre consultable profitera à de nombreuses organisations.
Pensez au nombre de documents perdus dans votre organisation. Ou à quel point il serait utile de savoir qu'un collègue a résolu le problème auquel vous êtes confronté il y a des semaines. La meilleure partie est Evernote vous donne cette information sans même avoir besoin de savoir si cette information existe. Vous commencez à travailler sur votre ordinateur portable et Evernote trouvera des informations qui, à son avis, sont pertinentes par rapport à ce que vous faites. Il fait le travail pour vous.
Une autre fonctionnalité que j’aime bien est la possibilité pour les utilisateurs de maintenir et d’exploiter leurs carnets de notes personnels sans les rendre partageables avec l’ensemble de l’organisation. Effectuer une recherche dans Evernote donnera aux utilisateurs un accès à tout ce qu’ils ont créé + à tout ce que l’entreprise a créé. C’est un excellent moyen d’accroître l’efficacité sans pour autant sacrifier la vie privée.
Bien entendu, il existe également des problèmes potentiels avec Evernote Business…
Pour que votre organisation profite réellement à Evernote Business, il est nécessaire de bien comprendre comment les blocs-notes et les informations doivent être balisés et quel est le processus de création. Sans cela, il est facile de voir comment une équipe d’utilisateurs qui saisissent leurs propres informations à leur manière pourrait rapidement devenir un gâchis et quelque chose de difficile à naviguer et à comprendre. Toutefois, si vous pouvez mettre tout le monde sur la même page et utiliser Evernote for Business de la même manière, cela pourrait remplacer de nombreuses applications Google Apps sur lesquelles comptent les propriétaires d’entreprise.
Que pensez-vous de la nouvelle application Evernote? À 10 dollars par mois et par utilisateur, y a-t-il une place pour cela dans votre entreprise?
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