En tant que fervent utilisateur et ardent défenseur de QuickBooks Pro (version 2002), j’ai sauté sur l’opportunité, à la demande d’Anita, de mettre QuickBooks Premier Edition 2008 à l’essai. Pour mémoire, je ne suis pas un informaticien et je ne suis pas un comptable. Mon analyse vient carrément du point de vue d’un entrepreneur surmené qui cherche à minimiser le temps et les tâches associés à la tenue de livres comptables responsables (ce que j’appelle «travail en rouge»), libérant ainsi du temps pour vendre et commercialiser l’entreprise. Cela dit, allons-y.
$config[code] not foundExamen de QuickBooks Premier 2008
QuickBooks by Intuit est passé de logiciel de comptabilité responsable à partenaire de votre entreprise, offrant des solutions allant au-delà de la comptabilité pour vous aider à mieux gérer votre entreprise. Toutes les bases de la comptabilité sont là, telles que gagner du temps sur les tâches quotidiennes telles que: payer les factures, suivre les dépenses, imprimer des chèques, créer des devis et des factures. Vous pouvez créer plus de 100 rapports personnalisables par type de secteur, assembler des plans d'entreprise et des prévisions de ventes et de dépenses, suivre les coûts d'inventaire et définir les taux de facturation par employé et type de service.
QuickBooks brille vraiment de ces manières:
- Grand livre et planification sectoriels: QuickBooks propose des grands livres généraux et des outils de planification spécifiques à l’industrie. Lors de l'installation de QuickBooks Premier Edition 2008, vous êtes invité à sélectionner l'un des sept (7) secteurs d'activité suivants: professionnels de la comptabilité, entrepreneurs, fabricants, grossistes et distributeurs, organisations à but non lucratif, cabinets de services professionnels et détaillants. Cette fonctionnalité vous permet de gagner du temps lors de la configuration de vos livres et d’améliorer la précision, car de nombreux contrôles et fonctionnalités de saisie courants sont déjà adaptés à votre secteur.
- Rapports et tableaux de bord améliorés: Lorsque vous vous connectez, au lieu de vous retrouver avec un écran complexe ressemblant à une comptabilité, vous voyez un tableau de bord plus simple basé sur des icônes (voir image ci-dessous) qui vous permet de choisir les activités que vous souhaitez effectuer, telles que créer des estimations, créer des factures, entrer des paiements. reçu, et ainsi de suite. QuickBooks Premier organise également les données selon: client, fournisseur, employé, rapport (s). Cela vous permet de visualiser rapidement toutes les informations et transactions relatives à un client particulier, par exemple, ou à un fournisseur, sur un seul écran.
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- Capacité à exécuter des fonctions de vente, de marketing et de gestion des contacts: QuickBooks Premier 2008 permet aux utilisateurs de communiquer avec les clients, les fournisseurs et les employés sans jamais quitter le grand livre. Par exemple, lors de l'examen des factures, vous pouvez basculer sur trois liens distincts pour y accéder: les directions de la carte, les instructions de conduite et les courriels. Si vous deviez faire un suivi auprès du client concernant une facture, vous pouvez envoyer un courrier électronique directement sans quitter QuickBooks. Les mêmes fonctionnalités sont disponibles pour les commerciaux qui appellent des clients potentiels, grâce auxquels vous pouvez accéder à Google Maps / directions. Vous pouvez également capturer des heures facturables à partir de votre calendrier Outlook.
Services ajoutés
QuickBooks propose également des produits et services complémentaires facultatifs. Pour des frais supplémentaires, l'utilisateur de QuickBooks peut tirer parti des éléments suivants: services de paie, traitement des cartes de crédit et, si vous avez des stocks, des services marchands pour les magasins Web et des solutions de facturation.
Examinons Paie pour voir comment QuickBooks vous aide à mieux gérer votre entreprise. La paie mord le propriétaire de l'entreprise d'une manière que le propriétaire de l'entreprise considère rarement. Le respect des taxes sur la masse salariale est subtile et n’est pas un domaine dans lequel vous voudrez jouer. De nombreux propriétaires de petites entreprises qui doivent créer une liste de paie choisissent de gérer le processus en interne. Ce n’est pas inhabituel, car la loi actuelle fonctionne sur le système «d’honneur» et donne au propriétaire de l’entreprise plusieurs jours pour «s’installer» avec la Fed, les autorités de l’État et les autorités locales à propos des obligations fiscales. C’est là que réside le problème… de nombreuses entreprises paient leurs employés, mais ne versent pas les paiements de frictions nécessaires (taxe sur les salaires).
Dans la mesure où la Fed prend les mesures qui s'imposent, le fait de ne pas respecter les retenues obligatoires en matière d'impôt sur la masse salariale a des conséquences financières pour le propriétaire de la petite entreprise (pénalités et intérêts), ce qui équivaut à utiliser un usurier comme banquier ordinaire. L’utilisation des services de paie de QuickBooks élimine la tentation de retarder le paiement de la taxe sur la masse salariale de votre entreprise en «saisissant» les fonds d’impôts requis en même temps que les dépôts de masse salariale. QuickBooks transmet ensuite le produit de la taxe à l'administration fiscale appropriée, archive tous les rapports trimestriels et de fin d'année requis et calcule tous les W-2.
Travailler avec votre comptable
Quelles que soient les améliorations apportées par QuickBooks à chaque nouvelle édition, tous les propriétaires de petites entreprises doivent faire vérifier leurs livres par un comptable, au moins une fois par an. Les utilisateurs de QuickBooks Premier 2008 peuvent désormais faire créer une copie de leur comptable automatiquement, chiffrée de manière sécurisée et téléchargée sur un serveur sécurisé. Le comptable peut consulter et réviser les enregistrements comptables historiques de l'entreprise pendant que l'utilisateur continue à effectuer des tâches de réservation quotidiennes. Une fonctionnalité clé du processus est la «piste de vérification permanente». Cette fonctionnalité permet au comptable et au propriétaire de l'entreprise de suivre et de comparer plus facilement les périodes d'activité précédentes et de comprendre ce qui a changé. En outre, cette fonctionnalité fait rapidement apparaître des erreurs et des transactions frauduleuses.
Résumé
QuickBooks Premier 2008 a réussi à améliorer la facilité et l'efficacité de la gestion de vos livres et de la gestion de votre entreprise. J'irais même jusqu'à dire que le logiciel peut s'autofinancer simplement en vous aidant à recouvrer vos créances plus rapidement. Pour tous les propriétaires d’entreprises qui lisent ceci et qui ont des créances, vous savez de quoi je parle.
QuickBooks Premier n’est pas bon marché, mais la qualité n’est jamais bon marché. Au prix actuel de 449,95 $ pour un utilisateur, je suis certain que certains d'entre vous envisageront QuickBooks Pro, ou Simple Start, un logiciel moins cher (il existe même un outil en ligne qui vous aide à choisir la version de QuickBooks qui vous convient le mieux). Mais lorsque votre entreprise est suffisamment grande ou en croissance rapide et que vous pensez être prête pour «toute l’enchilada», QuickBooks Premier importera automatiquement vos données comptables, éliminant ainsi la double saisie et tous les risques associés à ce processus.
J'ai été confronté à quatre à cinq logiciels GL différents et les ai utilisés à tous les niveaux de taille d’entreprise. À mon avis, Intuit offre un très bon produit et QuickBooks Premier 2008 mérite toute votre attention.
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