Les gestionnaires et les cadres peuvent avoir besoin d'aide pour effectuer leurs tâches, telles que la planification de réunions de vente. Un assistant de direction de haut niveau offre un soutien administratif à ces professionnels. Selon le Guide du diplôme, les exigences en matière de formation pour ce poste peuvent inclure un diplôme d’associé. Des exigences supplémentaires peuvent impliquer des capacités de recherche, des compétences en logiciels informatiques et des compétences interpersonnelles.
$config[code] not foundTâches administratives
Les adjoints de direction de haut niveau effectuent des tâches de bureau courantes lorsqu'ils travaillent dans des bureaux plus petits. Il s’agit notamment de passer des appels téléphoniques, de rechercher des idées de cadeaux et d’accepter des colis. Dans un bureau plus grand, des assistants de direction de haut niveau peuvent superviser les travailleurs qui effectuent ces tâches, tels que les réceptionnistes.
Gestion des enregistrements financiers
La gestion des documents financiers comprend la mise à jour des comptes de dépenses, la vérification des comptes de crédit d'entreprise et le traitement des demandes de paiement. L'assistant est responsable de la conservation de ces documents financiers dans un endroit sûr. En effectuant ce travail, les assistants de direction ont accès à des informations personnelles sensibles, telles que les numéros de sécurité sociale, et ils voient des informations personnelles lorsqu'ils travaillent avec des enregistrements financiers. La discrétion est un must.
Vidéo du jour
Apporté à vous par Sapling Apporté à vous par SaplingReprésentation aux réunions
Lorsque les responsables, les directeurs ou les responsables de département ne peuvent pas assister à une réunion, l'assistant de direction de haut niveau peut représenter le responsable. Ces réunions peuvent impliquer des relations avec des fournisseurs, des fournisseurs ou d’autres dirigeants. L’adjoint exécutif doit représenter l’entreprise de manière professionnelle. Certains assistants doivent résoudre les conflits et informer le dirigeant lorsqu'un problème n'est pas résolu rapidement.
PREPARATIFS DE VOYAGE
Un assistant organise les déplacements des directeurs et des cadres. Cela comprend l’appel aux comptoirs de réservation d’hôtel et le traitement des réservations de location de voiture. Certains cadres ont des demandes spéciales, telles que des besoins alimentaires, et l’assistant doit les suivre. L’adjoint exécutif de haut niveau confirme les horaires de voyage et en informe le dirigeant.
Contrôle des documents
Les documents de bureau nécessitent un examen, une mise à jour et un classement. La création de documentation peut impliquer des mémos, des lettres types et des factures d'entreprise. Certains de ces documents nécessitent des signatures de gestion avant que l’assistant puisse les classer. Les assistants de direction de haut niveau reçoivent une formation sur la gestion des différents documents. Les documents sont stockés dans des classeurs ou transférés vers un ordinateur.
