En tant que professionnel de petite entreprise, à quel point devriez-vous vous préoccuper du suivi du temps des employés? Eh bien, voyons les choses de cette façon: la rentabilité est-elle importante? Est-il important de respecter les budgets et les projets? Oui? Ensuite, vous devriez absolument suivre le temps.
Dans la première partie de cette série («Comment le suivi du temps peut-elle profiter aux petites entreprises»), nous avons examiné la possibilité de créer une liste des exigences afin que vous puissiez acheter un logiciel de suivi du temps en toute confiance et comprendre le processus de déploiement du logiciel. Dans ce deuxième article, nous examinerons les questions à poser pour nous assurer que la démonstration est solide, ainsi que les avantages du logiciel en tant que service par rapport au logiciel installé.
L'erreur la plus courante dans l'achat d'un logiciel de feuille de temps: ne tombez pas dans le piège d'une démo trompeuse
Vous avez le droit d'exiger de tout fournisseur qu'il prouve de manière absolue sans l'ombre d'un doute que leur solution résoudra le problème spécifique de votre entreprise. Vous méritez une démonstration détaillée qui utilise votre liste d’employés, votre liste de clients, votre liste de projets, le logo de votre entreprise, votre jeu de couleurs, et qui affiche des rapports sur vos données qui vous prouveront que votre problème est résolu. Si un fournisseur ne peut pas vous assurer à 100% que la solution fonctionnera pour vos besoins spécifiques, alors éloignez-vous. Les démos en conserve sont conçues pour tromper.
Questions à poser aux vendeurs:
- Pouvez-vous absolument me prouver que vous allez résoudre mon problème professionnel en utilisant mes employés, départements, projets, etc., puis me montrer les rapports que je dois voir?
- Pouvez-vous fournir des références de clients qui ont intégré avec succès votre produit à mon système comptable, à mon système de gestion de projet et à mon prestataire de services de paie?
Si le fournisseur peut configurer rapidement le logiciel pendant une démonstration et vous montrer qu'il répond réellement à vos besoins, il pourra probablement le faire rapidement après son installation dans votre entreprise.
La flexibilité SaaS permet des déploiements précoces, une protection du serveur et des mises à niveau plus faciles
Si le logiciel est 100% basé sur le Web (et cela devrait être pour éviter des problèmes d'installation et de technologie obsolètes), vous pouvez l'exécuter à partir de n'importe quel ordinateur sur terre. Les éditeurs de logiciels peuvent fournir la technologie via deux modèles différents: installés sur votre site ou loués par vous et exécutés sur le site du fournisseur. Cette dernière approche est appelée logiciel en tant que service (SaaS). Il n’ya aucune raison qu'un fournisseur ne puisse pas offrir les deux options.
SaaS permet des déploiements précoces, une protection du serveur et des mises à niveau plus faciles. Au début de son déploiement, le fournisseur vous permet d'utiliser temporairement le site SaaS pendant que votre boutique informatique déploie la machine achetée pour votre installation locale. La protection du serveur consiste à envoyer une sauvegarde au fournisseur en cas d'échec de votre installation locale. Ainsi, le vendeur peut faire fonctionner votre système sur son site instantanément. SaaS facilite les mises à niveau, car vous disposez d'un site de test pendant le processus de mise à niveau qui ne nécessite aucun achat de matériel de votre part.
Questions à poser aux vendeurs:
- Quel type de générateur de sauvegarde avez-vous en cas de panne d'électricité sur votre site SaaS?
- Où est-il hébergé?
- Combien de connexions à Internet votre site SaaS a-t-il?
- Combien coûte la protection du serveur?
- Puis-je déployer sur vos serveurs SaaS et ensuite transférer les données sur mes propres serveurs?
- Où les bandes de sauvegarde SaaS sont-elles stockées?
- Quels types de capacités de sécurité et de suppression des incendies existent sur le site d'hébergement?
Regardez en dehors du département des ressources humaines
Lorsque les responsables de la paie mettent en place des systèmes de gestion du temps et des présences pour automatiser la paie, ils ratent souvent l'occasion d'accroître leur rentabilité dans l'ensemble de l'entreprise. Ces cadres sont bien sûr des experts en matière de paie. Ils ne sont généralement pas des experts en comptabilité de projet ou en automatisation de la facturation.
Les données temporelles qu'ils collectent, si elles sont collectées correctement, peuvent également être utilisées pour automatiser la gestion de projet, la détermination du coût du projet, le suivi du projet et l'amélioration de l'estimation du projet. De plus, les données peuvent être utilisées pour l'automatisation de la facturation interne, externe et inversée.
Repensez à cette partie de la procédure de sélection du logiciel de feuille de temps. Faites appel à des responsables de la R & D, des responsables marketing et des responsables A / P. Avoir toute une équipe de sélection. Oui, c’est peut-être plus difficile, mais cela engendrera une rentabilité que vous ne saviez pas que vous aviez à votre disposition.
En suivant les conseils décrits dans cet article, vous pouvez être sûr que le logiciel de calcul de la feuille de temps générera des augmentations énormes de la rentabilité de votre entreprise en automatisant la paie, la facturation et surtout la comptabilité des coûts de projet.
Photo de suivi du temps via Shutterstock
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