Les mérites du multitâche ont fait l’objet de nombreux débats. Et bien que certaines tâches soient certainement mieux traitées individuellement, il est possible de le faire ET cela avec une planification et une approche appropriées.
Avec le développement de bonnes habitudes et une approche stratégique, vous pouvez accomplir davantage en moins de temps. Vous trouverez ci-dessous des astuces multitâches qui peuvent vous aider à entraîner votre cerveau à effectuer plusieurs tâches sans nuire à votre productivité globale.
$config[code] not foundDéfinir et donner la priorité à des tâches spécifiques
Aussi bon que vous soyez en multitâche, il y a des choses qui nécessitent toute votre attention. L'astuce consiste alors à savoir quels éléments requièrent cette focalisation, puis à donner à ceux qui font une priorité plus élevée tout en mettant temporairement d'autres tâches à l'écart. Pour déterminer quelles tâches devraient devenir une priorité plus élevée, demandez-vous:
- Y a-t-il une date limite associée à la tâche?
- Si la tâche n’est pas terminée, restera-t-il en avance sur d’autres projets?
- La tâche demande-t-elle beaucoup de temps et, par conséquent, davantage d’attention et d’attention que d’autres tâches?
- La tâche client est-elle un travail ou un travail interne?
- Le fait de terminer la tâche plus tôt que prévu conduira-t-il à un avantage immédiat tel que le paiement? (Évalue la valeur de la tâche.)
Si les réponses aux questions ci-dessus sont «oui», alors il est probable que cette tâche deviendra une priorité. Après avoir effectué ce type de détermination sur chaque tâche, vous pouvez créer un système de priorités pour les marquer:
- Urgent - Moins de 24 heures
- Haute - dans les 24 heures
- Moyenne - Dans les 72 heures
- Faible - dans les 7 jours
Une bonne partie de cela commencera naturellement avec la pratique et la concentration. Gardez les tâches hautement prioritaires sur votre liste de tâches à part, et gardez un œil sur le «prix» qui découle de leur réalisation.
Garder un calendrier de tâches spécifique
La plupart des conseils de productivité partagent l’importance de la tenue d’un calendrier. Mais si vous souhaitez effectuer plusieurs tâches à la fois, vous aurez besoin d’un calendrier qui en tient compte.
Au lieu de simplement écrire une liste de chaque chose à faire, conservez un calendrier séparé pour les tâches. Si vous le pouvez, regroupez des tâches de même nature. Et ensuite, définissez des heures précises pour ces tâches tout au long de la journée, de la semaine ou du mois, de manière à rester sur la bonne voie.
Faire usage de "Cheats"
Les tâches répétitives conviennent parfaitement aux tâches multiples, car vous les exécutez si souvent, elles ne nécessitent probablement pas une grande majorité de votre concentration. Pour économiser votre temps et votre concentration, compilez et enregistrez régulièrement les informations dont vous avez besoin et créez un aide-mémoire pour effectuer des tâches répétitives.
Les réponses prédéfinies de Google sont un moyen de gagner du temps si vous devez taper le même message encore et encore. Existe-t-il une réponse standard à une question spécifique que vous recevez souvent? Si tel est le cas, tapez la réponse et enregistrez-la sous forme de réponse standard dans votre compte Gmail. La prochaine fois que vous poserez la même question, vous pourrez commencer votre réponse, cliquer sur vos réponses préenregistrées enregistrées, choisir la réponse souhaitée - et cliquer sur Envoyer. Au lieu de passer 10 minutes à composer la même réponse, vous avez maintenant réduit le temps de réponse à quatre clics.
Et si les mêmes documents sont nécessaires pour effectuer des tâches similaires, créez une liste de feuilles de triche avec des liens vers tous les documents s’ils sont stockés en ligne, de sorte qu’un clic suffit pour les afficher. S'ils ne sont pas stockés en ligne mais sur votre ordinateur, rassemblez-les dans le même fichier afin que tout soit accessible en un coup d'œil. L'idée ici est de ne pas recommencer à zéro chaque fois que vous devez effectuer une tâche répétitive.
Passez à des tâches simples pour réinitialiser votre concentration
Si vous avez passé une bonne partie de votre journée à travailler sur plusieurs choses à la fois, votre cerveau aura besoin d’une pause. Pour appuyer sur le bouton de réinitialisation figuratif, passez du mode multitâche à une tâche unique.
Cette action donne du repos à votre cerveau et la réinitialisation qu'il doit effectuer vous donne un nouveau départ lorsque vous devez revenir au multitâche.
Choisissez des tâches qui utilisent différentes parties de votre cerveau
Il existe en fait un gros malentendu sur la signification du multitâche. Selon certaines recherches de Psychology Today, ce que certaines personnes considèrent comme multitâche est simplement une série de tâches ou un changement rapide de votre concentration d'une chose à l'autre.
Pour être vraiment multitâche, vous ne pouvez pas utiliser la même partie de votre cerveau plus d’une chose à la fois.
Donc, si vous devez écrire des courriels et passer du temps au téléphone, faites-les séparément. Ces deux tâches nécessitent l’utilisation du centre de la langue de votre cerveau; choisissez donc des tâches qui requièrent différents types de compétences lorsque cela est possible. Par exemple, combinez une tâche d’action avec une tâche de communication au lieu d’essayer d’exécuter deux tâches de communication en même temps. La tâche d'action nécessite la fonction motrice du cerveau, tandis que la tâche de communication nécessite le centre de la langue du cerveau. C’est là un véritable multitâche qui peut être assez efficace s’il est correctement mis en œuvre.
Commencez petit pour établir une routine productive
Le multitâche n’est pas quelque chose qui vient naturellement à tout le monde. C’est une compétence que vous devez acquérir et améliorer au fil du temps. Des recherches menées par l'Université Vanderbilt ont montré que l'entraînement de votre cerveau à effectuer des tâches simples, séparément ou ensemble, augmentait l'efficacité de l'exécution de ces tâches.
Commencez par de petites tâches simples pour développer les compétences et la puissance cérébrale nécessaires pour faire plus à l'avenir.
Regrouper des tâches connexes
Dans le même ordre d'idées, il faut moins de puissance cérébrale pour changer de cible entre des éléments étroitement liés les uns aux autres. Selon Entrepreneur, lorsque vous commencez à travailler sur une tâche, il active tous les circuits et neurones nécessaires. Si vous passez ensuite à une tâche totalement indépendante, votre cerveau doit s’ajuster et cet ajustement peut avoir un impact négatif sur votre concentration et votre mémoire.
Si vous avez plusieurs tâches liées au même projet, planifiez-les pour qu'elles soient terminées au même moment ou consécutivement les unes après les autres. Évitez la tendance à aller et venir entre les tâches non liées.
Essayez différents outils et systèmes de productivité
Il n’est pas nécessaire de commencer à partir de zéro pour créer un système qui fonctionne pour vous. Il existe déjà différents systèmes, notamment la méthode Pomodoro et le système Big Rocks, qui ont fait leurs preuves pour aider les gens à rester productifs. Il existe également des applications mobiles et de bureau qui peuvent vous aider à rester productif.
Tous les systèmes et toutes les applications ne fonctionneront pas pour tout le monde. Toutefois, si vous souhaitez améliorer votre productivité, essayez de trouver celui qui vous convient et respectez-le.
Arrêtez tous ces appareils
Le multitâche est un jeu délicat. Votre cerveau ne peut en supporter que trop en une seule fois. Il est donc important que vous contrôliez soigneusement ce que vous laissez.
Si vous travaillez déjà sur plusieurs tâches, ne créez pas de distraction en gardant votre téléphone allumé et en répondant à des SMS pendant que vous essayez réellement de produire des résultats.
Faites preuve d'autodiscipline lorsque vous êtes sur l'ordinateur en gardant votre téléphone silencieux. N'ouvrez les onglets pour le courrier électronique ou les médias sociaux que pendant le temps que vous avez réservé pour effectuer ces tâches. Si vous ne faites pas preuve d’autodiscipline, vous organisez délibérément des distractions, vous diminuez votre concentration et vous vous préparez potentiellement à échouer.
Personne n’est parfait pour le multitâche et le faire efficacement nécessite beaucoup d’attention intentionnelle. Mais avec la planification et l'utilisation appropriées de ces astuces multitâches - il est possible d'entraîner votre cerveau à faire ceci ET cela efficacement.
Multitâche Concept Image via Shutterstock
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