Les petites entreprises qui vendent de l'argent, comme des camions de nourriture et des salons de coiffure, doivent se protéger contre les erreurs impliquant du vol et de l'argent. Voici les 20 meilleures pratiques de traitement des espèces que votre entreprise devrait suivre pour que tout se passe bien.
Meilleures pratiques de traitement des espèces
Éliminer les fonds secrets
Les caissiers des petits magasins de vente au détail sont souvent censés compenser les pénuries de leurs propres poches. Cela peut conduire à une caisse noire d'employés pour mettre en commun des ressources. C’est généralement une mauvaise idée qui peut cacher la vraie raison pour laquelle le tiroir est fermé. Si vous en utilisez un, éliminez-le.
$config[code] not foundSoyez strict sur les différences
Quelques dollars de moins ici et il pourrait ne pas sembler un gros problème au début dans un petit diner qui a une bonne foule pour le déjeuner. Cependant, ignorez les divergences et vous risquez de passer sous silence un problème plus important. Enregistrer toutes les pertes et tous les dépassements aide à découvrir tout ce qui est délibéré.
Normaliser un processus
Tout le monde doit être sur la même page lorsque le personnel manipule de l'argent dans votre petite flotte de food trucks. La mise en place d'un ensemble unique de règles simplifie la gestion de la trésorerie des employés travaillant de manière autonome.
Connaître les obligations de l'IRS
Vous devez savoir ce que le gouvernement attend en ce qui concerne les transactions en espèces. Il n’ya aucun moyen de faire votre diligence raisonnable. Par exemple, les gros paiements en espèces de plus de 10 000 dollars doivent être traités d'une certaine manière. En cas de doute, adressez-vous à l’IRS ou à votre comptable.
Avoir un compte de petite caisse
Avoir de la petite caisse en main pour apporter de la monnaie aux clients de votre laverie automatique constitue un avantage concurrentiel considérable. Ouvrir un compte d'entreprise pour en financer un permet de garder votre comptabilité au-dessus de tout bord.
Émettre des factures
Ce n’est pas un problème lorsque les clients réguliers veulent payer en espèces dans leur salon de manucure. Il vous suffit de leur envoyer une facture.
Ne confondez pas les comptes
Toutes les liquidités dont votre entreprise a besoin doivent être enregistrées et stockées séparément, et les procédures de comptabilité appropriées doivent être suivies. Par exemple, ne prenez jamais certains paiements en espèces des clients pour reconstituer des fonds de petite caisse.
Avoir un horaire pour manipuler de l'argent
Si vous exploitez un petit point de vente dans le centre commercial local, vos journées pourraient être mouvementées. Déposez, comptez et équilibrez votre argent doit suivre un calendrier strict. Travaillez cette routine autour de vos heures de pointe.
Avoir des limites supérieures
Éviter le vol et la perte d’argent, c’est aussi garder une limite à ce que vous gardez dans les registres et sous la main. Garder cela aussi simple signifie avoir un plafond supérieur à ce que vous avez sur le site.
Investissez dans la technologie de trésorerie
Les coffres-forts intelligents rendent le travail de manipulation des espèces plus efficace. Ceux-ci suivent les transactions en espèces et peuvent même planifier des collectes. La technologie de détection de contrefaçon est un autre atout indispensable pour les entreprises d’argent liquide comme les petits restaurants.
Limiter le nombre d'employés manipulant des espèces
Une gestion efficace de la trésorerie commence par l'attribution des responsabilités aux superviseurs. Ils devraient être responsables de l'examen des transactions et d'autres tâches telles que l'enregistrement des reçus.
Ne pas partager les tiroirs
Des erreurs se produisent dans les restaurants et les magasins de détail lorsque les gens partagent un tiroir-caisse commun. Dans un restaurant, il peut être pratique d’avoir un serveur qui couvre une personne en pause, mais il y a un manque de responsabilité. Tout le monde devrait avoir son propre tiroir-caisse.
Ne pas arrondir les chiffres
Il s’appelle dollars et cents pour une raison. David S. Peters est un expert sur le sujet dans le monde de la restauration. Il ajoute que le fait d'arrêter le dépôt de nuit en laissant les pièces de côté ne peut qu'engendrer des maux de tête comptables sur la route. N’essayez pas de gagner du temps en évitant de perdre de l’argent.
Utiliser la technologie comptable
L'utilisation de la dernière technologie peut vous aider à gérer l'argent de votre magasin de matériel. Ne présumez pas que les grands noms du logiciel de comptabilité s'adressent uniquement aux magasins à grande surface de votre domaine. Par exemple, QuickBooks facilite la création d’un compte de petite caisse.
Tordre le processus continuellement
Vous devez toujours veiller à améliorer vos systèmes de traitement des espèces. Cela comprend la modification des responsabilités que vous attribuez aux employés à votre convenance.
Se concentrer sur le comptage
Vous pourriez même être un propriétaire unique sur un camion de nourriture occupé. Si vous traitez des transactions en espèces, vous devez vous concentrer. Si vous êtes interrompu, recommencez toujours depuis le début lorsque vous comptez.
Toujours être cohérent
Lorsque vous comptez vous-même l’argent, vous devez le faire de la même manière à chaque fois pour éviter les erreurs. Les pièces d'abord, puis les factures allant des plus basses aux plus hautes confessions est un modèle.
Utiliser un modèle de dépôt
La Texas A & M University suggère une pratique exemplaire pour préparer un dépôt en espèces. Une seule devise par paquet avec tous les billets vers le haut. Ne pas utiliser de trombones. Un élastique est le meilleur moyen de maintenir les factures ensemble.
Gardez les tâches séparées
Les contrôles sont importants lorsque votre petite entreprise manipule beaucoup d’argent. Les personnes qui manipulent l'argent devraient être différentes de celles responsables de la comptabilité.
Comptez en privé
La sécurité est toujours une préoccupation numéro un pour une petite entreprise qui possède des distributeurs automatiques. Ne comptez l’argent que lorsque vous vous éloignez du public ou de vos employés. Si vous conservez votre argent dans un coffre-fort, changez la combinaison régulièrement.
Photo de caisse enregistreuse via Shutterstock
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