La mesure du temps des employés a parcouru un long chemin depuis l'époque où le personnel devait timbrer manuellement les cartes de pointage et les remettre.
Grâce aux merveilles de la technologie cloud, il est maintenant possible de suivre l’activité de vos employés, de consigner des informations sur le temps investi dans certains projets et de produire des rapports significatifs pour vous donner une image claire de ce qui se passe dans votre petite entreprise.
Les logiciels de suivi du temps sont utiles pour tous les types d'entreprises, des petites entreprises aux grandes entreprises. Ces applications représentent un excellent investissement pour de nombreux types d’entreprises, que ce soit dans les domaines de la comptabilité et de la comptabilité, de la construction, des hôtels, des services de nettoyage, de la plomberie et du chauffage, de la vente au détail ou de toute autre industrie où le suivi des activités de l’équipe et les frais de manutention sont primordiaux pour votre entreprise..
$config[code] not foundLes applications de suivi du temps sont utiles à l’ensemble de l’équipe pour le suivi du temps, le traitement de la paie et les processus administratifs importants. Une bonne application de suivi du temps est évolutive et peut être utilisée à différents niveaux (personnel sur le terrain ou en interne, chefs d’équipe, RH, Paie, etc.) pour gagner du temps et de l’argent, ainsi que pour mieux comprendre les projets. Les employeurs ont avantage à savoir comment le temps est utilisé, tandis que les employés peuvent se détendre en sachant qu’ils seront payés pour chaque minute de travail.
Types de logiciels de suivi du temps
Le logiciel de suivi du temps se présente sous plusieurs formes et tailles. Certains viennent en tant que modules dans des applications de comptabilité et de facturation telles que FreshBooks, où les employés peuvent enregistrer des heures de n'importe où et ensuite générer automatiquement des factures via le logiciel.
De même, un logiciel de gestion de projet en ligne complet comprendra souvent des fonctionnalités de suivi du temps. Mavenlink, par exemple, offre un support de suivi du temps et des approbations, permettant une facturation et une journalisation des activités sans effort dans un environnement axé sur le projet.
Si votre logiciel de gestion n’a pas de module de suivi du temps, il existe de nombreuses applications de surveillance du temps autonomes. La plupart d’entre elles sont soumises à des essais gratuits. Elles sont donc idéales si vous souhaitez acheter quelque chose qui correspond à votre budget.
Choisir le meilleur logiciel de suivi du temps
Lorsque vous recherchez quelle application utiliser, vous devez rechercher plusieurs fonctions. Bien sûr, vous devrez déterminer laquelle de ces fonctionnalités correspond le mieux à vos besoins, mais le meilleur logiciel de suivi du temps servira la plupart des fonctions suivantes, voire toutes:
Suivi du temps
La capacité de surveiller le temps des employés à la fois horaires et salariés est l’objectif principal d’une application de suivi du temps. Si vous avez du personnel sur le terrain, recherchez un service proposant une synchronisation multi-périphérique. Certaines solutions, telles que Vericlock, offrent la possibilité de se connecter via SMS ou SMS, ou via une application pour smartphone, par exemple.
Le support hors ligne est indispensable si vous avez du personnel travaillant dans des endroits où l’accès à Internet est limité ou indisponible. Certains outils de suivi du temps, y compris TSheets, offrent des fonctionnalités GPS, ce qui vous permet de suivre physiquement ce que votre personnel de terrain prépare.
De nombreux outils vous offriront la possibilité de configurer des alertes pour rappeler à vos employés de s’enregistrer, et une fonction de sauvegarde permettant d’enregistrer automatiquement les employés qui ne sont pas censés le faire.
Feuilles de temps
La gestion des feuilles de temps est une partie importante d'une application de suivi du temps. Un logiciel qui vous permet de diviser les feuilles de temps par projet est idéal, car il facilite le processus de facturation. Lorsque vous choisissez une solution, faites attention à ses processus d'approbation.
Idéalement, vous recherchez une solution permettant à un chef de projet ou de département d’approuver ou de rejeter rapidement et facilement une feuille de temps. Timesheets.com est un exemple de solution qui vous permet de faire exactement cela. De nombreuses applications vous envoient des alertes par e-mail lorsqu'une feuille de temps ou une dépense a été soumise.
Le contrôle des heures supplémentaires est un autre aspect du logiciel de suivi du temps qui peut vous faciliter la vie et vous faire économiser de l'argent. Un grand nombre des meilleures applications offrent des alertes d'heures supplémentaires, qui peuvent avertir un responsable lorsqu'un employé est en retard. Cela peut vous aider à éviter de payer des heures supplémentaires coûteuses dans les cas où cela ne serait peut-être pas nécessaire.
Gestion de projet
Le meilleur logiciel de suivi du temps vous permettra de surveiller les ressources du projet et de suivre les tâches. Certains vous permettent d'ajouter des notes de projet aux tâches afin que toutes les personnes impliquées se trouvent sur la même page.
La prise en charge de l’enregistrement des dépenses facturables et non facturables ainsi que de la création de factures sont d’autres fonctions pratiques que certains outils de suivi du temps, comme Replicon, par exemple, aident à combler l’écart entre la gestion de projet et la paie.
Rapports
La génération de rapports est un avantage crucial d'une application de suivi du temps automatisée. Un bon logiciel comme Toggl vous permet de générer une grande variété de rapports afin d’aider un responsable à mieux comprendre le temps travaillé, les dépenses et les factures. Les rapports peuvent généralement être personnalisés, ce qui permet à l'utilisateur de définir exactement les informations qu'il souhaite inclure dans les rapports. Bien que les logiciels puissent collecter toutes ces données, il est très important que les responsables disposent de la formation adéquate pour pouvoir analyser et interpréter les données de la manière la plus efficace possible.
Assurez-vous que l'application de suivi du temps que vous choisissez inclut la possibilité d'exporter ou d'imprimer des rapports afin qu'ils puissent ensuite être facilement partagés avec les patrons ou les employés.
Aide et soutien
S'il est impératif de choisir une solution de suivi du temps fiable et facile à utiliser par tous les membres de l'entreprise, il est également essentiel que vous recherchiez le service d'assistance à la clientèle d'une application avant de la sélectionner.
Les meilleurs d'entre eux devraient offrir une assistance par e-mail, par téléphone et par chat en direct afin que vous puissiez résoudre rapidement les problèmes liés au logiciel pendant la phase d'intégration et éliminer rapidement tout problème survenant.
Intégrations
Un facteur important à considérer lors de la sélection d'une application de suivi du temps est de prêter attention à ses intégrations. Les intégrations sont essentielles car elles vous permettent de synchroniser votre application de suivi du temps avec les données d’autres logiciels de gestion que vous utilisez déjà.
Recherchez un logiciel de suivi du temps qui offre une intégration avec les packages que vous utilisez pour la paie, le CRM, la comptabilité, la gestion de contenu, la gestion de projet et ERP. Vous pourrez y insérer votre fonctionnalité de suivi du temps.
Prenez le temps de rechercher tous ces facteurs lorsque vous choisissez le meilleur logiciel de suivi du temps. Cela aura pour résultat une augmentation de la productivité des employés, un meilleur contrôle de la paie et une précision de facturation améliorée. En termes réels, cela signifie simplement des économies pour votre petite entreprise.
Photo de l'horloge d'usine via Shutterstock
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